Imagine o fluxo de sempre da assinatura eletrônica. Você digita o e-mail da outra pessoa, manda um link, ela abre no celular dela, passa por algumas telas, assina, e um servidor em algum lugar registra o evento e envia uma cópia para todo mundo. Essa sequência foi pensada para quem assina à distância. E para isso ela funciona muito bem.
Agora imagine a pessoa já sentada do outro lado da mesa. O paciente na recepção. O cliente antes da primeira sessão. O freguês no fim do serviço. Você quer uma assinatura, e ela está bem ali. De repente, o link, o campo de e-mail e a ida e volta pelo servidor viram três etapas para resolver um problema que você nem tem.
Este é um guia curto sobre o outro caminho: coletar essa assinatura presencialmente, no seu próprio aparelho, sem enviar nada e sem conta nenhuma do lado de quem assina.
Por que a abordagem do link por e-mail atrapalha na hora
A abordagem padrão carrega algumas premissas, e cada uma delas cobra um preço quando a pessoa está presente.
- Ele precisa do e-mail de quem assina, digitado certinho, antes de qualquer coisa acontecer. Presencialmente, isso é um desvio, e um erro de digitação manda o link para o nada.
- Ele coloca um segundo aparelho e um segundo contexto na frente da pessoa. Ela para de conversar com você e começa a apertar os olhos para o próprio celular.
- Ele depende da conexão. O link tem que carregar, a assinatura tem que ser enviada, a confirmação tem que voltar. Um sinal fraco numa sala dos fundos ou num porão trava tudo.
- Ele faz os dados do seu cliente passarem pelos servidores de terceiros. Para atendimento de saúde, jurídico ou outro tipo de informação sensível, isso é uma questão de verdade, não um detalhe.
Nada disso é defeito da ferramenta. É um fluxo pensado para quem está longe, só que usado num momento cara a cara.
A entrega do aparelho: um só aparelho, sem convite
A versão presencial reduz tudo isso a um único gesto. Você mantém o formulário aberto no seu próprio aparelho e o passa para a pessoa.
Não tem convite para mandar, porque quem assina já está aqui. Não tem segunda conta, porque a pessoa está usando a sua. Não tem servidor esperando para confirmar, porque a assinatura é desenhada no aparelho e gravada direto no PDF. A pessoa pega o seu iPad ou iPhone, assina no campo onde a assinatura deve ficar e devolve. É toda a transação.
No InPersonForms a assinatura é capturada com o PencilKit da Apple, então tanto o dedo quanto o Apple Pencil funcionam de forma natural, e a assinatura desenhada fica embutida de vez no PDF exportado, em vez de ficar como uma imagem solta que você precisa juntar depois.
Prepare o formulário para que a entrega seja tranquila
A entrega só parece simples se o formulário estiver pronto antes de a pessoa chegar. O trabalho acontece uma vez, com antecedência, não enquanto alguém espera.
Comece pelo PDF que você já usa: uma ficha de cadastro, um termo de consentimento, um termo de responsabilidade. Importe e coloque os campos onde eles devem ficar: texto onde vai o nome, um campo de data, caixas de seleção para as opções e um campo de assinatura no rodapé. Se o PDF foi feito no Acrobat ou no Word com campos de formulário já dentro, eles são detectados e convertidos, então você não precisa redesenhar um formulário que já existe.
Salve esse layout como modelo e todo cliente começa a partir da mesma cópia limpa. Você pode marcar como obrigatórios os campos que precisam ser preenchidos, para o formulário não poder ser salvo com a linha da assinatura ou uma resposta exigida em branco. Isso importa mais do que parece: quando você fica passando o aparelho de um lado para o outro, é a validação que impede um formulário pela metade de passar batido.
Como é para quem assina
Do lado da pessoa, quase não acontece nada, e esse é bem o ponto. Nenhum e-mail chega. Nenhum aviso de loja de apps. Nenhum “crie uma conta para continuar”. Ela recebe um documento que já está com os dados preenchidos, lê, assina e devolve. A interação continua sendo uma conversa entre duas pessoas, em vez de virar duas pessoas olhando para duas telas.
Se você guarda perfis de clientes, os dados de contato e as respostas salvas podem ser preenchidos automaticamente no formulário antes mesmo de você passá-lo, então a pessoa basicamente confere e assina, em vez de digitar.
Guarde o registro e compartilhe depois, se quiser
Depois da assinatura, você exporta um PDF achatado comum. A assinatura faz parte do documento agora, então qualquer pessoa abre o arquivo sem o app e sem precisar saber como ele foi assinado.
A cópia assinada fica no seu aparelho, arquivada junto com os outros formulários daquele cliente. Se você quiser mandar uma cópia por e-mail ou colocar no seu sistema de registros, pode, depois e do seu jeito. A diferença é que enviar agora é opcional. A assinatura já foi coletada, ali na sala, sem isso.
Quando cada abordagem se encaixa
O fluxo do link por e-mail é a ferramenta certa quando quem assina está distante. Não tem como fugir de enviar algo para quem não está presente. Mas para a boa parte das assinaturas que acontecem cara a cara, o fluxo a distância é peso a mais. Pular o convite, a segunda conta e a ida e volta até o servidor não é uma gambiarra. É só o fluxo que combina com o lugar onde a pessoa realmente está.
O InPersonForms está na App Store para iPhone e iPad, gratuito para começar, com um upgrade único para o Pro caso você precise de modelos ilimitados.