Imagine o fluxo de sempre da assinatura eletrônica. Você digita o e-mail da outra pessoa, manda um link, ela abre no celular dela, passa por algumas telas, assina, e um servidor em algum lugar registra o evento e envia uma cópia para todo mundo. Essa sequência foi pensada para quem assina à distância. E para isso ela funciona muito bem.
Agora imagine a pessoa já sentada do outro lado da mesa. O paciente na recepção. O cliente antes da primeira sessão. O freguês no fim do serviço. Você quer uma assinatura, e ela está bem ali. De repente, o link, o campo de e-mail e a ida e volta pelo servidor viram três etapas para resolver um problema que você nem tem.
Este é um guia curto sobre o outro caminho: coletar essa assinatura presencialmente, no seu próprio aparelho, sem enviar nada e sem conta nenhuma do lado de quem assina.
Por que a abordagem do link por e-mail atrapalha na hora
A abordagem padrão carrega algumas premissas, e cada uma delas cobra um preço quando a pessoa está presente.
- Ele precisa do e-mail de quem assina, digitado certinho, antes de qualquer coisa acontecer. Presencialmente, isso é um desvio, e um erro de digitação manda o link para o nada.
- Ele coloca um segundo aparelho e um segundo contexto na frente da pessoa. Ela para de conversar com você e começa a apertar os olhos para o próprio celular.
- Ele depende da conexão. O link tem que carregar, a assinatura tem que ser enviada, a confirmação tem que voltar. Um sinal fraco numa sala dos fundos ou num porão trava tudo.
- Ele faz os dados do seu cliente passarem pelos servidores de terceiros. Para atendimento de saúde, jurídico ou outro tipo de informação sensível, isso é uma questão de verdade, não um detalhe.
Nada disso é defeito da ferramenta. É um fluxo pensado para quem está longe, só que usado num momento cara a cara.
A entrega do aparelho: um só aparelho, sem convite
A versão presencial reduz tudo isso a um único gesto. Você mantém o formulário aberto no seu próprio aparelho e o passa para a pessoa.
Não tem convite para mandar, porque quem assina já está aqui. Não tem segunda conta, porque a pessoa está usando a sua. Não tem servidor esperando para confirmar, porque a assinatura é desenhada no aparelho e gravada direto no PDF. A pessoa pega o seu iPad ou iPhone, assina no campo onde a assinatura deve ficar e devolve. É toda a transação.
No InPersonForms a assinatura é capturada com o PencilKit da Apple, então tanto o dedo quanto o Apple Pencil funcionam de forma natural, e a assinatura desenhada fica embutida de vez no PDF exportado, em vez de ficar como uma imagem solta que você precisa juntar depois.
Prepare o formulário para que a entrega seja tranquila
A entrega só parece simples se o formulário estiver pronto antes de a pessoa chegar. O trabalho acontece uma vez, com antecedência, não enquanto alguém espera.
Comece pelo PDF que você já usa: uma ficha de cadastro, um termo de consentimento, um termo de responsabilidade. Importe e coloque os campos onde eles devem ficar: texto onde vai o nome, um campo de data, caixas de seleção para as opções e um campo de assinatura no rodapé. Se o PDF foi feito no Acrobat ou no Word com campos de formulário já dentro, eles são detectados e convertidos, então você não precisa redesenhar um formulário que já existe.
Salve esse layout como modelo e todo cliente começa a partir da mesma cópia limpa. Você pode marcar como obrigatórios os campos que precisam ser preenchidos, para o formulário não poder ser salvo com a linha da assinatura ou uma resposta exigida em branco. Isso importa mais do que parece: quando você fica passando o aparelho de um lado para o outro, é a validação que impede um formulário pela metade de passar batido.
Como é para quem assina
Do lado da pessoa, quase não acontece nada, e esse é bem o ponto. Nenhum e-mail chega. Nenhum aviso de loja de apps. Nenhum “crie uma conta para continuar”. Ela recebe um documento que já está com os dados preenchidos, lê, assina e devolve. A interação continua sendo uma conversa entre duas pessoas, em vez de virar duas pessoas olhando para duas telas.
Se você guarda perfis de clientes, os dados de contato podem ser preenchidos automaticamente no formulário antes mesmo de você passá-lo, e no Pro as respostas salvas do perfil também, então a pessoa basicamente confere e assina, em vez de digitar.
Guarde o registro e compartilhe depois, se quiser
Depois da assinatura, você exporta um PDF achatado comum. A assinatura faz parte do documento agora, então qualquer pessoa abre o arquivo sem o app e sem precisar saber como ele foi assinado.
A cópia assinada fica no seu aparelho, arquivada junto com os outros formulários daquele cliente. Se você quiser mandar uma cópia por e-mail ou colocar no seu sistema de registros, pode, depois e do seu jeito. A diferença é que enviar agora é opcional. A assinatura já foi coletada, ali na sala, sem isso.
Quando cada abordagem se encaixa
O fluxo do link por e-mail é a ferramenta certa quando quem assina está distante. Não tem como fugir de enviar algo para quem não está presente. Mas para a boa parte das assinaturas que acontecem cara a cara, o fluxo a distância é peso a mais. Pular o convite, a segunda conta e a ida e volta até o servidor não é uma gambiarra. É só o fluxo que combina com o lugar onde a pessoa realmente está.
O InPersonForms está na App Store para iPhone e iPad, gratuito para começar, com um upgrade único para o Pro caso você precise de modelos ilimitados.