A maioria dos estúdios ainda faz o consentimento no papel. Uma prancheta na recepção, uma caneta que funciona pela metade, uma pasta que vai enchendo e uma sala dos fundos onde o Wi-Fi cai no instante em que você passa pela autoclave. O papel funciona até a hora em que você precisa achar um formulário específico de oito meses atrás, ou até um cliente deixar uma pergunta de saúde em branco e ninguém perceber.
A solução de sempre é uma ferramenta de assinatura eletrônica na nuvem, mas elas são feitas para mandar um link por e-mail para alguém em casa. Cobram todo mês, dependem de uma conexão que sua sala dos fundos não tem e fazem as respostas de saúde do seu cliente passarem por um servidor que você não controla. Para um estúdio de tatuagem ou piercing que assina com a pessoa na cadeira, nada disso encaixa.
Veja como rodar no iPad os três formulários de que um estúdio realmente precisa: assinados na cadeira, sem conta no fim do mês e sem depender do Wi-Fi chegar aos fundos. As capturas são do InPersonForms, mas o que importa é o método, e você pode segui-lo com os seus próprios PDFs.
Comece pelos três formulários que você já tem
Uma sessão costuma exigir três assinaturas antes de começar a tatuagem ou o piercing:
- Consentimento e termo. O cliente concorda com o procedimento e os riscos.
- Identidade e triagem de saúde. Data de nascimento, as perguntas sobre distúrbios sanguíneos, alergias, medicação, gravidez, álcool recente e tudo que influencia na decisão de tatuar ou furar hoje.
- Confirmação dos cuidados. O cliente confirma que recebeu e entendeu as instruções de cuidados da peça dele.
É quase certo que você já tem os três em PDF ou em folhas para imprimir. Importe cada um. Se um PDF foi criado com campos de formulário de verdade no Acrobat ou no Word, eles são detectados e convertidos, então você não redesenha o seu formulário do zero.
Numa folha apenas digitalizada, você posiciona os campos: uma caixa de texto para o nome, um campo de data para a data de nascimento, uma caixa de seleção ou um botão de opção ao lado de cada pergunta de saúde e um campo de assinatura no final. Isso é feito uma vez por formulário, e depois ele fica salvo como modelo: cada cliente começa de uma cópia limpa. O plano grátis cobre três modelos, que são justamente consentimento, saúde e cuidados.
Deixe as perguntas de saúde impossíveis de pular
A triagem de saúde é o formulário que você não pode deixar pela metade. No papel, o cliente marca algumas caixas e pula outras, e você descobre na pior hora.
Quando montar o modelo de saúde, marque como obrigatórias as perguntas que importam. O formulário não salva enquanto esses campos não forem respondidos, então uma linha de alergias em branco ou uma pergunta sobre gravidez sem resposta trava a sessão antes de ela começar, não depois. Use botões de opção para perguntas de sim ou não e caixas de seleção onde mais de uma resposta se aplica, para o cliente tocar em vez de escrever.
Essa etapa protege o estúdio de verdade, mesmo que pareça só um detalhe a mais. Uma triagem de saúde completa, datada e assinada é o registro que você vai querer ter se alguém um dia perguntar o que o cliente declarou antes do horário.
Passe o iPad na cadeira
Com o cliente na cadeira, você abre o modelo de consentimento dele, preenche o que já sabe e passa o iPad. Ele lê, responde às perguntas de saúde e assina direto no documento, com o dedo ou com um Apple Pencil. A assinatura é desenhada no aparelho e gravada dentro do próprio PDF.
Como tudo isso roda no iPad, o sinal dos fundos não importa. Nada fica esperando uma página carregar. O formulário se comporta igual ao lado da autoclave e no balcão da entrada.
A confirmação dos cuidados é feita do mesmo jeito, logo depois do consentimento ou no fim da sessão, na hora de entregar a folha de cuidados. Manter isso como um registro assinado à parte permite mostrar que o cliente confirmou que recebeu as instruções, sem misturar com o consentimento.
Guarde cada cópia assinada por cliente
Um estúdio recebe as mesmas pessoas de novo. Clientes que voltam para retoque, o de sempre que aparece de tempos em tempos para a próxima peça. Isso só ajuda você se a papelada da última sessão der para achar.
Cada formulário preenchido fica guardado junto ao cliente, com os dados dele e todo o histórico de formulários num lugar só. Contatos e respostas salvas do perfil podem preencher sozinhos o próximo formulário, então um cliente que volta não redigita nome e data de nascimento a cada visita.
Quando você precisa puxar um consentimento antigo, busca pelo nome do cliente ou filtra por modelo. A triagem de saúde anterior e o termo assinado de um cliente que volta estão a alguns toques, em vez de revirar uma pasta.
Se um cliente volta e os dados dele mudaram, você cria uma nova versão do formulário em vez de sobrescrever a antiga. A cópia assinada original continua intacta, então você mantém o registro completo do que foi assinado e quando.
Quanto custa e o que fica de fora
As autoridades de saúde locais costumam esperar que um estúdio guarde os consentimentos e os registros de saúde assinados, então o objetivo não é só coletar uma assinatura, é manter um registro limpo que você possa apresentar depois. Esse método faz isso sem as partes que normalmente dão dor de cabeça:
- Sem depender do Wi-Fi dos fundos. Todo o fluxo é offline. Só precisa de conexão se você escolher enviar uma cópia por e-mail.
- Sem mensalidade. Grátis para começar com três modelos, depois um pagamento único de US$39.99 por modelos ilimitados. Sem mensalidade atrelada a quantos clientes você assina.
- Sem dados do cliente saindo do iPad. Nomes, respostas de saúde e assinaturas ficam no aparelho. Para informação de saúde, é exatamente esse o ponto.
- Nada para o cliente instalar. Você passa o seu iPad. Sem app e sem conta, dos dois lados.
Se o seu consentimento ainda vive numa prancheta, dá para reconstruí-lo como modelo com os PDFs que você já tem e assinar o próximo cliente na cadeira a partir dele. O InPersonForms está na App Store para iPhone e iPad.