La plupart des studios gèrent encore le consentement sur papier. Une planchette à pince à l’accueil, un stylo qui marche à moitié, un classeur qui se remplit et une pièce du fond où le WiFi tombe dès que vous passez devant l’autoclave. Le papier fait l’affaire jusqu’au jour où il faut retrouver un formulaire précis d’il y a huit mois, ou jusqu’à ce qu’un client laisse une question médicale vide sans que personne le remarque.
La solution habituelle, c’est un outil de signature électronique dans le cloud, mais ces outils sont conçus pour envoyer un lien par e-mail à quelqu’un chez lui. Ils facturent chaque mois, ils s’appuient sur une connexion que votre pièce du fond n’a pas, et ils font passer les réponses médicales de votre client par un serveur que vous ne contrôlez pas. Pour un studio de tatouage ou de piercing qui fait signer les gens sur le fauteuil, rien de tout cela ne convient.
Voici comment gérer sur un iPad les trois formulaires dont un studio a vraiment besoin : signés sur le fauteuil, sans facture mensuelle et sans dépendre du WiFi jusqu’à la pièce du fond. Les captures viennent d’InPersonForms, mais c’est la méthode qui compte, et vous pouvez la suivre avec vos propres PDF.
Commencez par les trois formulaires que vous avez déjà
Une séance demande en général trois signatures avant de sortir l’aiguille :
- Consentement et décharge. Le client accepte la prestation et les risques.
- Identité et questionnaire médical. Date de naissance, les questions sur les troubles sanguins, les allergies, les médicaments, la grossesse, l’alcool récent et tout ce qui influence votre décision de tatouer ou de percer aujourd’hui.
- Confirmation des soins. Le client confirme qu’il a reçu et compris les consignes de soins pour sa pièce.
Vous avez presque certainement ces trois documents déjà en PDF ou en feuilles à imprimer. Importez-les un par un. Si un PDF a été créé avec de vrais champs de formulaire dans Acrobat ou Word, ils sont détectés et convertis, vous ne redessinez donc pas votre formulaire à zéro.
Pour une simple feuille scannée, vous placez les champs vous-même : une zone de texte pour le nom, un champ date pour la date de naissance, une case ou un bouton radio à côté de chaque question médicale et un champ de signature en bas. Vous le faites une fois par formulaire. Ensuite, il est enregistré comme modèle et chaque client part d’une copie vierge. L’offre gratuite couvre trois modèles, soit exactement le consentement, le médical et les soins.
Rendez les questions médicales impossibles à zapper
Le questionnaire médical, c’est le formulaire que vous ne pouvez pas vous permettre à moitié rempli. Sur papier, un client coche quelques cases et en saute d’autres, et vous le découvrez au pire moment.
Quand vous construisez le modèle médical, marquez les questions qui comptent comme obligatoires. Le formulaire ne s’enregistre pas tant que ces champs ne sont pas remplis, donc une ligne d’allergies vide ou une question sur la grossesse sans réponse arrête la séance avant qu’elle commence, pas après. Utilisez des boutons radio pour les questions par oui ou non et des cases là où plusieurs réponses s’appliquent, pour que le client tape au lieu d’écrire.
C’est la partie qui protège vraiment le studio, même si on n’y pense pas sur le moment. Un questionnaire médical complet, daté et signé est la trace que vous voudrez avoir si quelqu’un demande un jour ce que le client a déclaré avant son rendez-vous.
Tendez l’iPad sur le fauteuil
Quand le client est sur le fauteuil, vous ouvrez son modèle de consentement, remplissez ce que vous savez déjà et lui tendez l’iPad. Il le lit, répond aux questions médicales et signe directement sur le document, au doigt ou avec un Apple Pencil. La signature est tracée sur l’appareil et inscrite dans le PDF lui-même.
Comme tout cela tourne sur l’iPad, le réseau de la pièce du fond n’a aucune importance. Rien n’attend qu’une page charge. Le formulaire se comporte de la même façon à côté de l’autoclave qu’au comptoir d’accueil.
La confirmation des soins se gère de la même façon, soit juste après le consentement, soit à la fin de la séance quand vous remettez la fiche de soins. La garder comme une trace signée à part veut dire que vous pouvez montrer que le client a confirmé avoir reçu les consignes, indépendamment du consentement.
Gardez chaque copie signée par client
Un studio revoit les mêmes personnes. Les clients fidèles, les retouches, l’habitué qui revient tous les quelques mois pour la pièce suivante. Cela ne vous aide que si les documents de la dernière séance sont retrouvables.
Chaque formulaire rempli est rangé avec le client, avec ses coordonnées et tout son historique de formulaires au même endroit. Les coordonnées et les réponses enregistrées du profil peuvent se reporter automatiquement dans le formulaire suivant, donc un client qui revient ne ressaisit pas son nom et sa date de naissance à chaque visite.
Quand vous devez ressortir un ancien consentement, vous cherchez par nom de client ou filtrez par modèle. Le questionnaire médical précédent et la décharge signée d’un client fidèle sont à quelques touches, au lieu de fouiller dans un classeur.
Si un client revient et que ses informations ont changé, vous créez une nouvelle version du formulaire plutôt que d’écraser l’ancienne. La copie signée d’origine reste intacte, vous gardez donc la trace complète de ce qui a été signé et quand.
Ce que ça coûte et ce que ça laisse de côté
Les autorités sanitaires locales attendent souvent d’un studio qu’il conserve les consentements et les dossiers médicaux signés, donc le but n’est pas seulement de recueillir une signature, c’est de garder une trace propre que vous pourrez produire plus tard. Cette méthode y arrive sans les parties qui causent d’habitude des frictions :
- Aucune dépendance au WiFi de la pièce du fond. Tout le déroulé est hors ligne. Une connexion n’est nécessaire que si vous choisissez d’envoyer une copie par e-mail.
- Aucun abonnement. Gratuit au départ avec trois modèles, puis un achat unique de US$39.99 pour des modèles illimités. Pas de frais mensuels liés au nombre de clients que vous faites signer.
- Aucune donnée client qui quitte l’iPad. Les noms, les réponses médicales et les signatures restent sur l’appareil. Pour des données de santé, c’est tout l’intérêt.
- Rien à installer pour le client. Vous lui tendez votre iPad. Pas d’app, pas de compte, ni d’un côté ni de l’autre.
Si votre consentement vit encore sur une planchette à pince, vous pouvez le reconstruire en modèle avec les PDF que vous avez déjà et faire signer votre prochain client sur le fauteuil à partir de là. InPersonForms est sur l’App Store pour iPhone et iPad.