多くのスタジオは、今も同意書を紙で運用しています。受付のクリップボード、半分しか 出ないペン、いっぱいになっていくバインダー、そしてオートクレーブの横を通った瞬間に WiFiが切れる奥の部屋。紙でもなんとかなります。8か月前の特定の1枚を探すときまでは。 あるいは、お客様が問診を1つ空欄のまま出して、誰も気づかないときまでは。
よくある解決策はクラウドの電子署名ツールですが、ああいうものは自宅にいる相手にリンク をメールで送るために作られています。毎月課金され、奥の部屋にはない接続を前提にし、 問診の回答を、管理の及ばないサーバーを通して流します。チェアでお客様に サインしてもらうタトゥーやピアスのスタジオには、どれも合いません。
ここでは、スタジオが本当に必要とする3つの書類をiPadで運用する方法を紹介します。 チェアでサインしてもらい、月々の請求もなく、WiFiが奥の部屋まで届くかどうかにも 左右されません。スクリーンショットはInPersonFormsのものですが、大事なのはこの 進め方です。あなた自身のPDFでそのまま試せます。
すでにある3つの書類から始める
施術では、針を出す前に、たいてい3つの書類にサインが必要です。
- 同意書と免責。 お客様が施術内容とリスクに同意します。
- 本人確認と問診。 生年月日、血液の疾患、アレルギー、服薬、妊娠、直前の飲酒、 そして今日タトゥーやピアスをするかどうかに関わるすべての質問です。
- アフターケアの確認。 お客様が、その作品のアフターケアの説明を受け取り、 理解したことを確認します。
この3つは、ほぼ間違いなく、すでにPDFや印刷用の用紙として手元にあるはずです。それぞれ 読み込んでください。AcrobatやWordで本物の入力欄を付けて作られたPDFなら、その欄を検出 して変換するので、自分の書類を一から作り直す必要はありません。
スキャンしただけの用紙なら、入力欄は自分で配置します。名前のところにテキスト欄、 生年月日に日付欄、各問診の横にチェックボックスかラジオボタン、いちばん下に署名欄。 これは書類ごとに一度だけです。あとはテンプレートとして保存され、お客様ごとにきれいな コピーから始まります。無料プランはテンプレート3点まで使えます。これがちょうど同意書、 問診、アフターケアにあたります。
問診は飛ばせないようにする
問診は、半分しか埋まっていない状態が許されない書類です。紙だと、お客様がいくつか チェックして、ほかは飛ばしてしまい、いちばん困るタイミングでそれに気づきます。
問診のテンプレートを作るときに、外せない質問を必須に設定しておきましょう。その欄が 埋まるまで書類は保存できないので、アレルギーの行が空欄だったり、妊娠の質問が未回答 だったりすると、施術が始まる前に止まります。あとからではありません。はい・いいえの 質問にはラジオボタンを、複数当てはまる場合はチェックボックスを使えば、お客様は書く のではなくタップするだけで済みます。
ここは、いざというときにスタジオを守ってくれる部分です。記入が完全で、日付と署名の入った問診票 は、施術前にお客様が何を申告したのか、もし誰かに問われたときに、手元に持っておきたい 記録そのものです。
チェアでiPadを手渡す
お客様がチェアに座ったら、その方の同意書テンプレートを開き、わかっている内容を入力 してから、iPadを渡します。お客様はそれを読み、問診に答え、指かApple Pencilで書類に 直接サインします。署名は端末上で描かれ、PDFそのものに書き込まれます。
これがすべてiPadの中で動くので、奥の部屋の電波は関係ありません。ページの読み込みを 待つものは何もありません。書類はオートクレーブの横でも、受付のカウンターでも、同じ ように動きます。
アフターケアの確認も同じやり方で進めます。同意書のすぐ後でも、ケアの用紙を渡す施術 の最後でもかまいません。これを独立したサイン済みの記録として残しておけば、お客様が 説明を受け取ったと確認したことを、同意書とは別に示せます。
サイン済みのコピーをお客様ごとに保存する
スタジオには、同じ人が何度も来ます。常連さん、リタッチ、数か月おきに次の作品のために 戻ってくる方。前回の書類が見つけられてこそ、それが活きてきます。
記入済みの書類はそれぞれお客様にひもづいて保存され、その方の情報とすべての書類履歴が 一か所にまとまります。連絡先や保存したプロフィールの回答は、次の書類に自動で入力でき るので、再来店のお客様が毎回名前や生年月日を入力し直すことはありません。
昔の同意書を取り出したいときは、名前で検索するか、テンプレートで絞り込みます。 常連さんの前回の問診票やサイン済みの免責書は、バインダーをかき分けるのではなく、数 タップで出てきます。
お客様が再来店し、情報が変わっている場合は、古いものを上書きせず、書類の新しいバージョン を作ります。最初にサインしたコピーはそのまま残るので、いつ何にサインしたのか、完全な 記録を保てます。
かかる費用と、あえて省いていること
地域の保健当局は、スタジオにサイン済みの同意書や問診の記録を保管しておくよう求める ことがよくあります。ですから目的は、署名をもらうことだけではなく、あとから提出できる きれいな記録を残しておくことです。この進め方なら、ふだん面倒のもとになる部分を抜きに して、それができます。
- 奥の部屋のWiFiに依存しない。 一連の流れはすべてオフラインです。接続が必要なのは、 コピーをメールで送ると決めたときだけです。
- サブスクなし。 テンプレート3点まで無料で始められ、その先はテンプレート無制限で 一度きりの39.99米ドル。何人のお客様にサインしてもらうかで変わる月額料金はありません。
- データがiPadから出ない。 名前も問診の回答も署名も、端末の中に留まります。 健康に関する情報では、これこそが肝心な点です。
- お客様側に何のインストールもいらない。 iPadを渡すだけ。アプリもアカウント も、どちらの側にも必要ありません。
同意書がまだクリップボードの上にあるなら、今あるPDFを使ってテンプレートに作り直し、 次のお客様をチェアでそこからサインしてもらえます。InPersonFormsはiPhoneとiPad向けに App Storeで配信中です。