Die meisten Studios führen ihre Einwilligungen noch auf Papier. Ein Klemmbrett am Empfang, ein Stift, der halb funktioniert, ein Ordner, der voll wird, und ein Hinterzimmer, in dem das WLAN abreißt, sobald du am Autoklav vorbeigehst. Das Papier reicht, bis du genau ein bestimmtes Formular von vor acht Monaten brauchst, oder bis ein Kunde eine Gesundheitsfrage offen lässt und es niemandem auffällt.
Die übliche Lösung sind Cloud-Tools für E-Signaturen, aber die sind dafür gebaut, jemandem zu Hause einen Link zu mailen. Sie kosten jeden Monat, sie verlassen sich auf eine Verbindung, die dein Hinterzimmer nicht hat, und sie schicken die Gesundheitsangaben deiner Kunden durch einen Server, über den du keine Kontrolle hast. Für ein Tattoo- oder Piercing-Studio, das die Leute im Stuhl unterschreiben lässt, passt davon nichts.
So führst du die drei Formulare, die ein Studio wirklich braucht, auf dem iPad: im Stuhl unterschrieben, ohne monatliche Rechnung und ohne darauf angewiesen zu sein, dass das WLAN bis ins Hinterzimmer reicht. Die Screenshots stammen aus InPersonForms, aber es geht um den Aufbau an sich, und den kannst du mit deinen eigenen PDFs nachvollziehen.
Beginne mit den drei Formularen, die du schon hast
Eine Sitzung braucht meist drei Dinge unterschrieben, bevor die Nadel ausgepackt wird:
- Einwilligung und Haftungsausschluss. Der Kunde stimmt dem Eingriff und den Risiken zu.
- ID und Gesundheitscheck. Geburtsdatum, die Fragen zu Blutkrankheiten, Allergien, Medikamenten, Schwangerschaft, kürzlichem Alkohol und allem, was beeinflusst, ob du heute tätowierst oder piercst.
- Bestätigung der Pflegehinweise. Der Kunde bestätigt, dass er die Pflegeanleitung für sein Stück erhalten und verstanden hat.
Du hast diese drei mit ziemlicher Sicherheit längst als PDF oder als ausdruckbares Blatt. Importiere jedes davon. Wurde ein PDF in Acrobat oder Word mit echten Formularfeldern erstellt, werden die erkannt und übernommen, du zeichnest dein eigenes Formular also nicht neu.
Bei einem einfach eingescannten Blatt setzt du die Felder selbst: ein Textfeld für den Namen, ein Datumsfeld fürs Geburtsdatum, ein Kontrollkästchen oder einen Optionsschalter neben jede Gesundheitsfrage und unten ein Unterschriftsfeld. Das machst du einmal pro Formular. Danach ist es als Vorlage gespeichert und jeder Kunde startet mit einer sauberen Kopie. Die kostenlose Stufe deckt drei Vorlagen ab, und das ist genau Einwilligung, Gesundheit und Pflege.
Mach die Gesundheitsfragen unüberspringbar
Der Gesundheitsbogen ist das Formular, das du dir nicht halb ausgefüllt leisten kannst. Auf Papier hakt ein Kunde ein paar Kästchen ab, lässt andere aus, und du merkst es im ungünstigsten Moment.
Wenn du die Gesundheitsvorlage baust, markiere die wichtigen Fragen als Pflichtfeld. Das Formular speichert erst, wenn diese Felder beantwortet sind, also stoppt eine leere Allergie-Zeile oder eine offene Frage zur Schwangerschaft die Sitzung, bevor sie anfängt, statt danach. Nutze Optionsschalter für Ja-oder-Nein-Fragen und Kontrollkästchen dort, wo mehrere Antworten zutreffen, damit der Kunde tippt statt schreibt.
Das ist der Teil, der das Studio im Ernstfall absichert. Ein vollständiger, datierter, unterschriebener Gesundheitsbogen ist der Nachweis, den du haben willst, falls je jemand fragt, was der Kunde vor seinem Termin angegeben hat.
Reich das iPad im Stuhl weiter
Wenn der Kunde im Stuhl sitzt, öffnest du seine Einwilligungsvorlage, trägst ein, was du schon weißt, und reichst ihm das iPad. Er liest es, beantwortet die Gesundheitsfragen und unterschreibt direkt auf dem Dokument, mit dem Finger oder einem Apple Pencil. Die Unterschrift wird auf dem Gerät gezeichnet und ins PDF selbst geschrieben.
Weil das alles auf dem iPad läuft, spielt der Empfang im Hinterzimmer keine Rolle. Nichts wartet darauf, dass eine Seite lädt. Das Formular verhält sich neben dem Autoklav genauso wie am vorderen Tresen.
Die Bestätigung der Pflegehinweise läuft genauso, entweder gleich nach der Einwilligung oder am Ende der Sitzung, wenn du das Pflegeblatt überreichst. Sie als eigenen unterschriebenen Nachweis zu führen heißt, dass du zeigen kannst: der Kunde hat den Erhalt der Anleitung bestätigt, getrennt von der Einwilligung selbst.
Behalte jede unterschriebene Kopie pro Kunde
Ein Studio sieht dieselben Leute wieder. Stammkunden, Nachbesserungen, dieselbe Person, die alle paar Monate fürs nächste Stück zurückkommt. Das hilft dir nur, wenn die Unterlagen der letzten Sitzung auffindbar sind.
Jedes ausgefüllte Formular liegt beim Kunden, mit seinen Angaben und dem vollständigen Formularverlauf an einem Ort. Kontaktdaten und gespeicherte Profilangaben können sich ins nächste Formular automatisch übertragen, sodass ein wiederkehrender Kunde nicht bei jedem Besuch Namen und Geburtsdatum neu eintippt.
Wenn du eine alte Einwilligung herausholen musst, suchst du nach Kundennamen oder filterst nach Vorlage. Der frühere Gesundheitsbogen und der unterschriebene Haftungsausschluss eines Stammkunden sind ein paar Fingertipps entfernt, statt eine Wühlerei im Ordner.
Kommt ein Kunde zurück und seine Angaben haben sich geändert, erstellst du eine neue Version des Formulars, statt die alte zu überschreiben. Die ursprünglich unterschriebene Kopie bleibt unangetastet, sodass du den vollständigen Nachweis behältst, was wann unterschrieben wurde.
Was das kostet und was es weglässt
Die örtlichen Gesundheitsbehörden erwarten von einem Studio oft, dass es unterschriebene Einwilligungen und Gesundheitsbögen aufbewahrt. Eine Unterschrift allein reicht hier nicht: Du brauchst einen sauberen Nachweis, den du später vorlegen kannst. Dieser Ablauf schafft das ohne die Teile, die sonst für Ärger sorgen:
- Keine Abhängigkeit vom Hinterzimmer-WLAN. Der ganze Ablauf läuft offline. Eine Verbindung brauchst du nur, wenn du eine Kopie per E-Mail verschicken willst.
- Kein Abo. Kostenlos zum Starten mit drei Vorlagen, dann einmalig US$39.99 für unbegrenzt viele Vorlagen. Keine monatliche Gebühr, die sich danach richtet, wie viele Kunden du unterschreiben lässt.
- Keine Kundendaten, die das iPad verlassen. Namen, Gesundheitsangaben und Unterschriften bleiben auf dem Gerät. Bei Gesundheitsdaten ist genau das der Kern.
- Nichts, was der Kunde installieren muss. Du reichst ihm dein iPad. Keine App, kein Konto, auf keiner Seite.
Wenn deine Einwilligung noch auf einem Klemmbrett lebt, kannst du sie mit den PDFs, die du schon hast, als Vorlage neu aufbauen und deinen nächsten Kunden im Stuhl daraus unterschreiben lassen. InPersonForms gibt es im App Store für iPhone und iPad.