대부분의 스튜디오는 아직도 동의서를 종이로 받습니다. 카운터의 클립보드, 반쯤만 나오는 펜, 점점 차오르는 바인더, 그리고 오토클레이브 옆을 지나는 순간 WiFi가 끊기는 안쪽 방. 종이로도 됩니다. 8개월 전의 특정 서류 한 장을 찾아야 할 때까지는요. 아니면 고객이 문진 한 칸을 비워 둔 채 냈는데 아무도 알아채지 못할 때까지는요.
흔한 해법은 클라우드 전자서명 도구지만, 그런 건 집에 있는 사람에게 링크를 이메일로 보내라고 만든 물건입니다. 매달 돈을 받고, 안쪽 방에는 없는 연결에 기대며, 고객의 문진 답변을 통제할 수 없는 서버로 흘려보냅니다. 의자에서 고객에게 서명받는 타투나 피어싱 스튜디오에는 그 어느 것도 맞지 않습니다.
여기서는 스튜디오에 꼭 필요한 세 가지 서류를 iPad로 운영하는 방법을 소개합니다. 의자에서 서명받고, 매달 청구되는 요금도 없고, WiFi가 안쪽 방까지 닿는지에 좌우되지도 않습니다. 스크린샷은 InPersonForms의 것이지만, 핵심은 이 방식입니다. 이미 가진 PDF로 그대로 따라 할 수 있습니다.
이미 가지고 있는 세 가지 서류부터 시작하세요
한 번의 시술에는 보통 바늘을 꺼내기 전에 세 가지 서명이 필요합니다.
- 동의서와 면책. 고객이 시술 내용과 위험에 동의합니다.
- 신분 확인과 문진. 생년월일, 혈액 질환, 알레르기, 복용 약, 임신, 최근 음주, 그리고 오늘 타투를 하거나 피어싱을 할지에 영향을 주는 모든 항목입니다.
- 애프터케어 확인. 고객이 자기 작품의 애프터케어 안내를 받고 이해했음을 확인합니다.
이 셋은 거의 틀림없이 이미 PDF나 인쇄용 용지로 가지고 계실 겁니다. 하나씩 가져오세요. Acrobat이나 Word에서 실제 입력란을 넣어 만든 PDF라면 그 입력란을 인식해 변환하므로, 자기 서류를 처음부터 다시 그릴 필요가 없습니다.
그냥 스캔한 용지라면 입력란을 직접 배치합니다. 이름 자리에 텍스트 상자, 생년월일에 날짜 입력란, 각 문진 항목 옆에 체크박스나 라디오 버튼, 맨 아래에 서명 입력란. 이건 서류마다 한 번이면 됩니다. 그다음부터는 템플릿으로 저장되어, 고객마다 깨끗한 사본에서 시작합니다. 무료 플랜은 템플릿 3개를 지원하는데, 이게 바로 동의서, 문진, 애프터케어입니다.
문진 항목은 건너뛸 수 없게 만드세요
문진은 절반만 채워진 상태가 허용되지 않는 서류입니다. 종이에서는 고객이 몇 칸을 체크하고 다른 칸은 건너뛰며, 가장 곤란한 순간에 그걸 알게 됩니다.
문진 템플릿을 만들 때, 중요한 항목은 필수로 표시해 두세요. 그 항목이 채워지기 전에는 서류가 저장되지 않으므로, 알레르기 항목이 비어 있거나 임신 항목이 미응답이면 시술이 시작되기 전에 멈추지, 시작된 다음에 멈추지 않습니다. 예/아니오 질문에는 라디오 버튼을, 여러 답이 해당될 때는 체크박스를 쓰면, 고객이 쓰는 대신 탭만 하면 됩니다.
겉으로 드러나지는 않지만, 스튜디오를 지켜 주는 부분이 바로 여기입니다. 빠짐없이 채워지고 날짜와 서명이 들어간 문진표는, 훗날 누군가 고객이 예약 전에 무엇을 밝혔는지 묻는다면, 손에 쥐고 있고 싶은 바로 그 기록입니다.
의자에서 iPad를 건네세요
고객이 의자에 앉으면, 그 고객의 동의서 템플릿을 열어 아는 내용을 입력한 뒤 iPad를 건넵니다. 고객은 그것을 읽고, 문진에 답하고, 손가락이나 Apple Pencil로 문서에 바로 서명합니다. 서명은 기기에서 그려져 PDF 자체에 기록됩니다.
이 모든 것이 iPad 안에서 돌아가므로, 안쪽 방의 신호는 상관없습니다. 페이지가 뜨기를 기다리는 것도 없습니다. 서류는 오토클레이브 옆에서나 입구 카운터에서나 똑같이 작동합니다.
애프터케어 확인도 같은 방식으로 받습니다. 동의서 직후든, 케어 안내지를 건네는 시술 끝 무렵이든 상관없습니다. 이것을 독립된 서명 기록으로 남겨 두면, 고객이 안내를 받았다고 확인한 사실을 동의서와는 별개로 보여 줄 수 있습니다.
서명된 사본을 고객별로 보관하세요
스튜디오에는 같은 사람이 다시 옵니다. 단골, 리터치, 몇 달에 한 번씩 다음 작품을 위해 돌아오는 손님. 지난 시술의 서류를 찾을 수 있어야 비로소 그게 도움이 됩니다.
작성된 서류는 각각 고객에 연결되어, 그 고객의 정보와 모든 서류 이력이 한곳에 모입니다. 연락처와 저장된 프로필 답변은 다음 서류에 자동으로 채워 넣을 수 있어서, 다시 찾은 고객이 매번 이름과 생년월일을 다시 입력하지 않아도 됩니다.
오래된 동의서를 꺼내야 할 때는 고객 이름으로 검색하거나 템플릿으로 거릅니다. 단골 고객의 지난 문진표와 서명된 면책서가, 바인더를 뒤지는 대신 몇 번의 탭이면 나옵니다.
고객이 다시 왔는데 정보가 바뀌었다면, 옛 서류를 덮어쓰지 않고 새 버전을 만듭니다. 처음 서명한 사본은 그대로 남아, 무엇에 언제 서명했는지 전체 기록을 그대로 보존합니다.
비용과 일부러 빼놓은 것
지역 보건 당국은 스튜디오가 서명된 동의서와 문진 기록을 보관하도록 요구하는 경우가 많습니다. 그래서 목적은 단지 서명을 받는 것이 아니라, 나중에 제시할 수 있는 깔끔한 기록을 남기는 것입니다. 이 방식을 쓰면 보통 번거로움을 일으키는 과정 없이도 그 기록을 남길 수 있습니다.
- 안쪽 방 WiFi에 의존하지 않음. 전체 흐름이 오프라인입니다. 연결이 필요한 건 사본을 이메일로 보내기로 했을 때뿐입니다.
- 구독 없음. 템플릿 3개까지 무료로 시작하고, 그다음은 템플릿 무제한에 일회성 US$39.99. 몇 명의 고객에게 서명받느냐에 붙는 월 요금은 없습니다.
- 고객 데이터가 iPad를 벗어나지 않음. 이름도 문진 답변도 서명도 기기 안에 남습니다. 건강 정보에서는 바로 이 점이 핵심입니다.
- 고객이 설치할 것이 없음. iPad를 건네면 됩니다. 앱도 계정도, 양쪽 모두 필요 없습니다.
동의서가 아직 클립보드 위에 있다면, 지금 가진 PDF로 템플릿을 새로 만들어 다음 고객을 의자에서 바로 서명받을 수 있습니다. InPersonForms는 iPhone과 iPad용으로 App Store에서 받을 수 있습니다.