La maggior parte degli studi gestisce ancora il consenso su carta. Una cartellina alla reception, una penna che funziona a metà, un raccoglitore che si riempie e una stanza sul retro dove il WiFi cade nel momento in cui passi davanti all’autoclave. La carta va bene finché non devi ritrovare un modulo preciso di otto mesi fa, o finché un cliente non lascia in bianco una domanda medica e nessuno se ne accorge.
La soluzione tipica è uno strumento di firma elettronica nel cloud, ma quelli sono fatti per inviare un link via email a qualcuno a casa. Fanno pagare ogni mese, si appoggiano a una connessione che la tua stanza sul retro non ha e fanno passare le risposte mediche del tuo cliente attraverso un server che tu non controlli. Per uno studio di tatuaggi o piercing che fa firmare le persone sulla poltrona, niente di tutto questo va bene.
Ecco come gestire su iPad i tre moduli di cui uno studio ha davvero bisogno: firmati sulla poltrona, senza bolletta mensile e senza dipendere dal fatto che il WiFi arrivi fino al retro. Gli screenshot sono di InPersonForms, ma il punto è il metodo, e puoi seguirlo con i tuoi PDF.
Parti dai tre moduli che hai già
Una seduta di solito richiede tre firme prima di tirare fuori l’ago:
- Consenso e liberatoria. Il cliente accetta la procedura e i rischi.
- Identità e screening medico. Data di nascita, le domande su disturbi del sangue, allergie, farmaci, gravidanza, alcol assunto di recente e tutto ciò che incide sulla decisione di tatuare o forare oggi.
- Conferma delle indicazioni di cura. Il cliente conferma di aver ricevuto e capito le istruzioni per la cura del suo lavoro.
Quasi sicuramente hai già tutti e tre in PDF o come fogli da stampare. Importa ciascuno. Se un PDF è stato creato con veri campi modulo in Acrobat o Word, vengono rilevati e convertiti, così non ridisegni il tuo modulo da zero.
Per un semplice foglio scansionato, posizioni i campi tu: una casella di testo per il nome, un campo data per la data di nascita, una casella o un pulsante di scelta accanto a ogni domanda medica e un campo firma in fondo. Lo fai una volta per modulo. Dopo viene salvato come modello e ogni cliente parte da una copia pulita. Il piano gratuito copre tre modelli, cioè esattamente consenso, medico e cura.
Rendi impossibile saltare le domande mediche
Lo screening medico è il modulo che non puoi permetterti compilato a metà. Su carta un cliente spunta qualche casella e ne salta altre, e te ne accorgi nel momento peggiore.
Quando costruisci il modello medico, segna come obbligatorie le domande che contano. Il modulo non si salva finché quei campi non sono compilati, così una riga delle allergie in bianco o una domanda sulla gravidanza senza risposta ferma la seduta prima che cominci, non dopo. Usa i pulsanti di scelta per le domande sì o no e le caselle dove vale più di una risposta, così il cliente tocca invece di scrivere.
È la parte che protegge davvero lo studio, anche se non si nota. Uno screening medico completo, datato e firmato è la prova che vorrai avere se qualcuno un giorno chiede cosa ha dichiarato il cliente prima dell’appuntamento.
Passa l’iPad sulla poltrona
Quando il cliente è sulla poltrona, apri il suo modello di consenso, compili ciò che già sai e gli passi l’iPad. Lo legge, risponde alle domande mediche e firma direttamente sul documento, con un dito o con un Apple Pencil. La firma viene disegnata sul dispositivo e scritta dentro al PDF stesso.
Dato che tutto questo gira sull’iPad, il segnale del retro non conta. Niente è in attesa che una pagina si carichi. Il modulo si comporta allo stesso modo accanto all’autoclave e al bancone d’ingresso.
La conferma delle indicazioni di cura si gestisce allo stesso modo, subito dopo il consenso oppure a fine seduta quando consegni il foglio per la cura. Tenerla come una prova firmata a parte significa che puoi dimostrare che il cliente ha confermato di aver ricevuto le istruzioni, separatamente dal consenso.
Conserva ogni copia firmata per cliente
Uno studio rivede le stesse persone. Clienti che tornano, ritocchi, l’abituale che torna ogni pochi mesi per il lavoro successivo. Questo ti aiuta solo se i documenti dell’ultima seduta sono rintracciabili.
Ogni modulo compilato viene archiviato sotto il cliente, con i suoi dati e tutta la cronologia dei moduli in un unico posto. Contatti e risposte salvate del profilo possono compilarsi in automatico nel modulo successivo, così un cliente che torna non reinserisce nome e data di nascita a ogni visita.
Quando devi tirare fuori un vecchio consenso, cerchi per nome del cliente o filtri per modello. Lo screening medico precedente e la liberatoria firmata di un cliente abituale sono a pochi tocchi, invece di rovistare in un raccoglitore.
Se un cliente torna e i suoi dati sono cambiati, crei una nuova versione del modulo invece di sovrascrivere quella vecchia. La copia firmata originale resta intatta, così mantieni la traccia completa di cosa è stato firmato e quando.
Quanto costa e cosa lascia fuori
Le autorità sanitarie locali spesso si aspettano che uno studio conservi in archivio i consensi e i documenti medici firmati, quindi l’obiettivo non è solo raccogliere una firma, è tenere una traccia pulita che puoi mostrare in seguito. Questo metodo ci riesce senza le parti che di solito rendono tutto più complicato:
- Nessuna dipendenza dal WiFi del retro. Tutto il flusso è offline. Una connessione serve solo se decidi di inviare una copia via email.
- Nessun abbonamento. Gratis per iniziare con tre modelli, poi un pagamento unico di US$39.99 per modelli illimitati. Nessun canone mensile legato a quanti clienti fai firmare.
- Nessun dato del cliente che lascia l’iPad. Nomi, risposte mediche e firme restano sul dispositivo. Per i dati sulla salute è proprio questo il punto.
- Niente da installare per il cliente. Gli passi il tuo iPad. Nessuna app, nessun account, da nessuna delle due parti.
Se il tuo consenso vive ancora su una cartellina, puoi ricostruirlo come modello con i PDF che hai già e far firmare il tuo prossimo cliente sulla poltrona partendo da lì. InPersonForms è sull’App Store per iPhone e iPad.