Pensa al solito flusso della firma elettronica. Digiti l’email dell’altra persona, le mandi un link, lei lo apre sul telefono, tocca qualche schermata, firma, e un server da qualche parte registra l’evento e invia a tutti una copia. Quella sequenza è stata pensata per chi firma da lontano. E per quel compito funziona davvero bene.
Ora pensa alla persona già seduta davanti a te, dall’altra parte della scrivania. Il paziente all’accettazione. Il cliente prima della prima seduta. Il cliente a fine lavoro. Ti serve una firma, e la persona è proprio lì. Il link, il campo email e l’attesa di una risposta dal server diventano di colpo tre passaggi che risolvono un problema che non hai.
Questa è una breve guida all’altro modo: raccogliere quella firma di persona, sul tuo dispositivo, senza inviare niente e senza account dalla parte di chi firma.
Perché il modello del link via email complica le cose quando sei di persona
Il modello classico parte da alcune premesse, e ognuna ti costa qualcosa quando chi firma è presente.
- Ha bisogno dell’indirizzo email di chi firma, digitato correttamente, prima ancora di poter cominciare. Di persona è una deviazione, e un errore di battitura manda il link nel vuoto.
- Mette in mano a chi firma un secondo dispositivo. Smette di parlare con te e inizia a strizzare gli occhi sul proprio telefono.
- Dipende da una connessione. Il link deve caricarsi, la firma deve essere inviata, la conferma deve tornare indietro. Un segnale debole in una stanza sul retro o in un seminterrato blocca tutto.
- Fa passare i dati del tuo cliente attraverso i server di terzi. Per dati sanitari, legali o comunque sensibili raccolti all’accettazione, è una cosa da considerare seriamente, non un dettaglio.
Niente di tutto questo significa che lo strumento sia fatto male. È un flusso pensato per la distanza, usato in un momento faccia a faccia.
Il passaggio del dispositivo: un solo dispositivo, nessun invito
La versione di persona riduce tutto a un unico gesto. Tieni il modulo aperto sul tuo dispositivo e lo passi.
Non c’è nessun invito da inviare, perché chi firma è già qui. Non c’è un secondo account, perché sta usando il tuo. Non c’è nessun server in attesa di confermare, perché la firma viene tracciata sul dispositivo e scritta direttamente nel PDF. La persona prende il tuo iPad o iPhone, firma nel campo dove va la firma e te lo restituisce. Tutto qui.
In InPersonForms la firma viene acquisita con PencilKit di Apple, così che firmare con un dito o con l’Apple Pencil risulti naturale in entrambi i casi, e la firma tracciata resta incorporata in modo permanente nel PDF esportato, invece di restare un’immagine separata da unire al documento in un secondo momento.
Prepara il modulo perché il passaggio fili liscio
Il passaggio sembra naturale solo se il modulo è pronto prima che la persona arrivi. Il lavoro lo fai una volta, in anticipo, non mentre qualcuno aspetta.
Parti dal PDF che già usi: un modulo di accettazione, un consenso, una liberatoria. Importalo e posiziona i campi dove servono: il testo dove va il nome, un campo data, le caselle per le opzioni e un campo firma in fondo. Se il PDF è stato creato in Acrobat o Word con i campi già al loro interno, vengono rilevati e convertiti, così non ridisegni un modulo che hai già.
Salva quel layout come modello e ogni cliente parte dalla stessa copia pulita. Puoi contrassegnare come obbligatori i campi che vanno per forza compilati, in modo che il modulo non si possa salvare con la riga della firma o una risposta richiesta lasciata in bianco. Conta più di quanto sembri: quando ci si passa avanti e indietro un dispositivo, è proprio questo controllo a impedire che un modulo a metà passi inosservato.
Il punto di vista di chi firma
Dal suo lato non succede quasi niente, ed è proprio questo il punto. Nessuna email che arriva. Nessuna richiesta dell’App Store. Nessun “crea un account per continuare”. Riceve un documento già compilato con i suoi dati, lo legge, firma e lo restituisce. Lo scambio resta una conversazione tra due persone, invece di diventare due persone che fissano due schermi.
Se conservi i profili dei clienti, i loro recapiti e le risposte salvate possono comparire in automatico nel modulo ancora prima di passarlo, così la persona più che digitare deve soprattutto rileggere e firmare.
Conserva il documento, poi condividilo se vuoi
Dopo la firma, esporti un normale PDF appiattito. La firma ora fa parte del documento, quindi chiunque può aprire il file senza l’app e senza sapere niente di come è stato firmato.
La copia firmata resta sul tuo dispositivo, insieme agli altri moduli di quel cliente. Se vuoi inviarne una copia via email o portarla nel tuo sistema di archiviazione, puoi farlo, dopo e alle tue condizioni. La differenza è che ora inviare è facoltativo. La firma era già stata raccolta, lì sul posto, senza tutto questo.
Quando ha senso ciascun modello
Il flusso con link via email è lo strumento giusto quando chi firma è lontano. Non c’è altro modo che inviare qualcosa a chi non è presente. Ma per la gran parte delle firme che avvengono faccia a faccia, il flusso a distanza è solo peso in più. Saltare l’invito, il secondo account e l’attesa del server non è un modo per aggirare il problema. È semplicemente il flusso che si adatta a dove la persona si trova davvero.
InPersonForms è sull’App Store per iPhone e iPad, gratis per iniziare, con un aggiornamento Pro una tantum se ti servono modelli illimitati.