Stell dir den üblichen E-Signatur-Ablauf vor. Du tippst die E-Mail-Adresse der anderen Person ein, schickst ihr einen Link, sie öffnet ihn auf ihrem Handy, tippt sich durch ein paar Bildschirme, unterschreibt, und irgendwo protokolliert ein Server das Ganze und schickt allen eine Kopie. Diese Abfolge ist für einen Unterzeichner gedacht, der woanders ist. Und dafür ist sie wirklich gut.
Jetzt stell dir die Person vor, die dir schon am Schreibtisch gegenübersitzt. Der Patient bei der Aufnahme. Der Kunde vor der ersten Sitzung. Der Auftraggeber am Ende eines Auftrags. Du brauchst eine Unterschrift, und die Person ist direkt da. Der Link, das E-Mail-Feld und der Umweg über einen Server sind auf einmal drei Schritte, die ein Problem lösen, das du gar nicht hast.
Das hier ist eine kurze Anleitung für den anderen Weg: diese Unterschrift vor Ort einholen, auf deinem eigenen Gerät, ohne etwas zu verschicken und ohne Konto auf der Seite des Unterzeichners.
Warum das E-Mail-Link-Modell vor Ort für Reibung sorgt
Im Standardmodell stecken ein paar Annahmen, und jede davon kostet dich etwas, wenn der Unterzeichner anwesend ist.
- Es braucht die E-Mail-Adresse des Unterzeichners, korrekt getippt, bevor überhaupt etwas passieren kann. Vor Ort ist das ein Umweg, und bei einem Tippfehler geht der Link ins Leere.
- Es drängt dem Unterzeichner ein zweites Gerät und einen zweiten Kontext auf. Er hört auf, mit dir zu reden, und kneift stattdessen die Augen auf sein eigenes Handy zusammen.
- Es wartet auf eine Verbindung. Der Link muss laden, die Unterschrift muss übertragen werden, die Bestätigung muss zurückkommen. Ein schwaches Signal im Hinterzimmer oder im Keller bringt alles ins Stocken.
- Es leitet die Daten deines Kunden über die Server eines Dritten. Bei Gesundheits-, Rechts- oder anderen sensiblen Aufnahmen ist das ein echtes Problem, keine Kleinigkeit.
Das liegt nicht daran, dass das Tool schlecht gebaut wäre. Es ist ein Ablauf für die Ferne, der für einen Moment von Angesicht zu Angesicht genutzt wird.
Das Weiterreichen: ein Gerät, keine Einladung
Die Variante vor Ort erledigt das alles in einem einzigen Schritt. Du lässt das Formular auf deinem eigenen Gerät offen und reichst es hinüber.
Es gibt keine Einladung zu verschicken, weil der Unterzeichner schon da ist. Es gibt kein zweites Konto, weil er deines benutzt. Es wartet kein Server auf eine Bestätigung, weil die Unterschrift auf dem Gerät gezeichnet und direkt ins PDF geschrieben wird. Die Person nimmt dein iPad oder iPhone, unterschreibt in dem Feld, in das die Unterschrift gehört, und gibt es zurück. Das ist der ganze Vorgang.
In InPersonForms wird die Unterschrift mit Apples PencilKit erfasst, also fühlt sich sowohl der Finger als auch ein Apple Pencil natürlich an, und die gezeichnete Unterschrift steckt dauerhaft im exportierten PDF, statt als lose Bilddatei herumzuliegen, die du später wieder zuordnen musst.
Das Formular so einrichten, dass das Weiterreichen sauber läuft
Das Weiterreichen fühlt sich nur mühelos an, wenn das Formular fertig ist, bevor die Person eintrifft. Die Arbeit fällt einmal vorab an, nicht während jemand wartet.
Fang mit dem PDF an, das du sowieso schon nutzt: ein Aufnahmebogen, eine Einwilligung, ein Haftungsausschluss. Importiere es und setze die Felder dorthin, wo sie hingehören: ein Textfeld zum Namen, ein Datumsfeld, Kontrollkästchen für die Optionen und unten ein Unterschriftsfeld. Wenn das PDF in Acrobat oder Word mit Formularfeldern erstellt wurde, werden die erkannt und übernommen. Du musst also kein Formular neu zeichnen, das du längst hast.
Speichere dieses Layout als Vorlage, und jeder Kunde startet mit derselben sauberen Kopie. Die Felder, die ausgefüllt werden müssen, kannst du als Pflichtfelder markieren, damit sich das Formular nicht speichern lässt, solange die Unterschriftszeile oder eine erforderliche Antwort leer ist. Das ist wichtiger, als es klingt: Wenn ein Gerät hin und her gereicht wird, ist es genau diese Prüfung, die ein halb fertiges Formular aufhält.
Was der Unterzeichner erlebt
Aus seiner Sicht gibt es fast nichts zu erleben, und genau das ist der Sinn. Keine E-Mail kommt an. Keine Aufforderung aus dem App Store. Kein „Lege ein Konto an, um fortzufahren“. Er bekommt ein Dokument in die Hand, in dem seine Angaben schon stehen, liest es, unterschreibt und gibt es zurück. Am Ende bleibt ein Gespräch zwischen zwei Menschen übrig, statt dass beide auf zwei Bildschirme starren.
Wenn du Kundenprofile speicherst, lassen sich Kontaktdaten und gespeicherte Antworten ins Formular eintragen, schon bevor du es weiterreichst. Die Person prüft dann größtenteils nur noch und unterschreibt, statt zu tippen.
Die unterschriebene Kopie behalten und bei Bedarf teilen
Nach der Unterschrift exportierst du ein normales, flach zusammengeführtes PDF. Die Unterschrift ist jetzt Teil des Dokuments, also kann jeder die Datei ohne die App öffnen und ohne zu wissen, wie sie unterschrieben wurde.
Die unterschriebene Kopie bleibt auf deinem Gerät, abgelegt bei den übrigen Formularen dieses Kunden. Wenn du eine Kopie per E-Mail verschicken oder in dein Ablagesystem legen willst, kannst du das tun, im Nachhinein und wie es dir passt. Der Unterschied ist, dass das Verschicken jetzt freiwillig ist. Die Unterschrift war da schon eingeholt, im persönlichen Gespräch, ganz ohne Versand.
Wann welches Modell passt
Der E-Mail-Link-Ablauf ist das richtige Werkzeug, wenn der Unterzeichner nicht vor Ort ist. Wer nicht da ist, dem musst du nun mal etwas schicken. Aber für den großen Teil der Unterschriften, die von Angesicht zu Angesicht entstehen, ist der Ablauf für die Ferne nur Ballast. Die Einladung, das zweite Konto und den Umweg über den Server wegzulassen, ist kein Trick. Es ist einfach der Ablauf, der dazu passt, wo die Person tatsächlich ist.
InPersonForms gibt es im App Store für iPhone und iPad, kostenlos zum Starten, mit einem einmaligen Pro-Upgrade, falls du unbegrenzt viele Vorlagen brauchst.