想想一般的電子簽名流程。你輸入對方的電子郵件，寄出一條連結，他在手機上開啟，點過幾個畫面，簽了名，某處的伺服器記下這件事，再把副本寄電子郵件給每個人。這一連串設計是給人不在場的簽署者用的，而且確實管用。
現在想想坐在你對面的那個人。掛號報到的病患。第一次諮詢前的客戶。工作收尾時的顧客。你只要一個簽名，而他就在眼前。這時候連結、電子郵件欄位，還有那趟來回伺服器的等待，忽然變成三道多餘的手續，要解決一個你根本沒有的問題。
這是一份簡短的說明，講的是另一種做法：當面收下那個簽名，在你自己的裝置上完成，什麼都不必寄，簽署者那邊也不必開帳號。
電子郵件連結這套模式，為什麼在現場反而更麻煩
標準模式裡藏了幾個前提，而簽署者在場時，每一個都讓你付出代價。
- 它得先拿到簽署者的電子郵件，還得打對，事情才動得起來。在現場這等於繞遠路，打錯一個字，連結就寄到不知哪裡去了。
- 它把簽署者推向第二個裝置、第二個情境。對方不再跟你說話，而是低頭瞇著眼看自己的手機。
- 它得等網路。連結要載入，簽名要送出，確認要回來。後場房間或地下室訊號一弱，整件事就卡住。
- 它把你客戶的資料繞經第三方的伺服器。對醫療、法律或其他敏感的資料蒐集來說，這件事得認真看待，不是小細節。
這些都不是工具做得不好，而是把一套遠距流程，用在了面對面的場合。
遞出裝置：一台裝置就好，不必先發邀請
當面這個版本，把上面這些全收進一個動作。你在自己的裝置上開著表單，把它遞過去。
沒有邀請要寄，因為簽署者已經在這裡。沒有第二個帳號，因為他用的是你的。沒有伺服器在等確認，因為簽名是在裝置上手寫，直接寫進 PDF。對方拿起你的 iPad 或 iPhone，在該簽名的欄位簽好，再交回來。整個過程就是這樣。
在 InPersonForms 裡，簽名是用 Apple 的 PencilKit 擷取的，所以用手指或 Apple Pencil 寫起來都很自然，而且簽名會永久嵌進匯出的 PDF，不是一張你事後還得自己核對是哪份文件的獨立圖片。
把表單設定好，遞出去才順
表單要在對方到場之前就準備好，遞出去那一刻才會順手。工夫要花在事前，不是讓客戶坐在那裡等你手忙腳亂。
從你本來就在用的 PDF 開始，一張報到表、一份同意書、一張免責聲明。把它匯入，再把欄位放到該放的地方：填姓名的地方放文字欄、放一個日期欄、各個選項放核取方塊，最下面放一個簽名欄。如果這份 PDF 是在 Acrobat 或 Word 裡做的、本來就含有表單欄位，那些會被偵測出來並轉換，你就不必把已經有的表單重畫一遍。
把這個版面存成範本，每位客戶都從同一份乾淨的副本開始。你可以把一定要填的欄位設為必填，這樣只要簽名欄或某個必答項目還空著，表單就存不下去。這比聽起來更要緊：當你來回遞著裝置時，正是這道驗證擋下了沒填完就溜過去的表單。
簽署者那邊的體驗
從他那邊看，幾乎沒什麼好體驗的，而這正是重點。沒有電子郵件進來。沒有 App Store 跳出來。沒有「請先建立帳號才能繼續」。他拿到的是一份已經幫他填好資料的文件，他讀一讀，簽個名，再交回來。這段互動仍是兩個人之間的對話，而不是兩個人各看各的螢幕。
如果你有存客戶檔案，他們的聯絡資料和存下來的答案，可以在你把表單遞出去之前就自動填入，這樣對方多半只是看一看再簽名，而不是在那裡打字。
留底，想分享再分享
簽完之後，你匯出一份標準的扁平化 PDF。簽名現在已經是文件的一部分，所以任何人不必裝 App，也不必知道它當初是怎麼簽的，都能開啟這個檔案。
簽好的副本留在你的裝置上，和這位客戶的其他表單歸在一起。如果你之後想用電子郵件寄一份副本，或存進你的資料系統，當然可以，事後再做，照你自己的步調。差別在於，「寄出去」現在是可有可無的：簽名當場就已經收好了，根本不必靠它。
哪種模式適合哪種場合
簽署者在遠端時，電子郵件連結流程才是對的工具。人不在場，總得寄點東西給他，沒有別的辦法。但面對面發生的簽名占了很大一部分，對這些場合來說，遠距流程是多餘的負擔。省掉邀請、省掉第二個帳號、省掉那趟伺服器往返，不是什麼權宜的繞道，而是最符合對方當下情境的做法。
InPersonForms 已在 App Store 上架，支援 iPhone 與 iPad，免費開始使用，需要無限範本時可一次性升級 Pro。