現場で働く人なら誰もが知っている、特有の圏外があります。二階分下りた機械室。 ボイラーの裏の床下スペース。最後の基地局から車で一時間の揚水ポンプ所。作業を終え、 顧客はすぐ横でサインしようと待っているのに、アプリはサーバーに届かず、真っ白な画面で くるくる回り続けます。
腹立たしいのは、そのアプリがおそらく「オフラインモード」をうたっていたことです。では、 何が起きたのでしょう。
「オフライン」はたいてい「あとで同期」であって「いま使える」ではない
オフライン対応をうたうツールの多くは、ひとつのことを指しています。入力した内容を スマホにためておき、電波が戻ったらアップロードする、というものです。これがためて 同期する仕組みです。アップロードの問題は解決しますし、多くの業務にはこれで十分です。
ただ、開くときの問題は解決しません。フォームのひな型、入力チェック、フォント、ときには 署名パッドまでが、案件を初めて開くときにサーバーから読み込まれることがあります。 その朝に作業場のWi-Fiで案件を開いていれば、キャッシュで最後まで持つかもしれません。 そうでなければ、あるいはキャッシュが切れていたり、夜のうちにアプリが更新されていたり すると、いちばん困る形で思い知ります。地下室で、顧客が待っていて、何も読み込まれない、 という形で。
現場で効いてくる違いは、「オフラインかオンラインか」ではありません。こちらです。
- ためて同期する: データは端末で待つが、フォームの読み込みにはなお通信が要る ことがあり、署名の段階でも外部に問い合わせることがある。
- すべて端末内で完結する: フォームを開く、記入する、署名を取る、ファイルを書き出す、 そのすべてが端末上で進み、どの段階でもサーバーをはさまない。
電波がまったくないときに頼れるのは後者だけです。どこにも通信待ちがないからです。
いまのツールが実際にどこで止まるか確かめる
これは本物の圏外まで行かなくても、五分で確かめられます。スマホを機内モードにし、 フォームアプリを完全に終了してメモリに何も残らないようにしてから、ひと通りの作業を 試してみてください。新しいフォームを開き、いくつか項目を埋め、署名を取り、結果を 書き出す、という流れです。
どこで止まるかを見てください。開いた瞬間にぐるぐる回るなら、ひな型をサーバーから 読み込んでいます。署名パッドが出てこないなら、署名の段階で外部に問い合わせています。 書き出しや「送信」が固まるなら、アップロードできて初めて完了する作りです。どれも、 現場で失敗する段階です。目指すのは、機内モードでもすべての段階が最後まで進むツールです。
フォームは端末上で一度だけ設定する
「すべて端末内で完結する」を実際の形にすると、こうなります。すでに使っているPDFから 始めましょう。作業指示書、完了報告、現場点検チェックリスト、顧客の確認シートなどです。 それを一度だけ取り込みます。
そのPDFがAcrobatやWordで作られていて、すでにフォーム項目が入っているなら、それらは 自動で検出して変換されるので、レイアウトを手で引き直す必要はありません。
ただのスキャンや、項目のないフラットなPDFなら、項目は自分で配置します。案件番号用の テキスト枠、日付欄、点検項目のチェックボックス、そして下部に署名欄、といった具合です。 これは一度だけの作業です。あとはレイアウトがテンプレートとして保存され、新しい案件は どれも同じきれいなコピーから始まります。
空欄にできない項目は必須に設定しておきましょう。急いでサインをもらっても、日付や顧客名が 抜けたまま出ていくことがなくなります。
その場でサインをもらう
作業が終わったらテンプレートを開き、分かっていることを記入して、端末を顧客に渡します。 相手は画面上で、指かApple Pencilで、用意しておいた欄に、文書へ直接サインします。署名は 端末上で描かれ、PDFそのものに書き込まれます。
これらすべてが端末内で動くので、地下室でも郊外の揚水ポンプ所でも、作業場とまったく同じ ように動きます。基地局を待つ場面はありません。要求がタイムアウトして画面が真っ白になる 瞬間もありません。
電波の届く場所に戻ったら書き出す
サインがすんだら、できあがったPDFを書き出します。ファイルは、あなたが動かすと決めるまで 端末に残ります。電波があるときにメールで送る、ファイルアプリに保存する、または事務所が 記録に使っているシステムへ送る、と選べます。書き出したファイルは標準的なフラット化PDFな ので、配車担当も顧客も会計ソフトも、アプリなしで開けます。
サイン済みのコピーは顧客ごとに整理されたままなので、三週間前の案件について連絡が来ても、 メールを掘り返さずにそのサインを見つけられます。
事務職よりも現場の技術者にとって、これがより重要な理由
事務職なら、電波が切れても予定を組み直してやり直せます。現場の技術者にはそれができません。 現場にいて、顧客は今そこにいて、片づけて次の現場へ向かう前にサインをもらわなければなりません。 どこかの段階でサーバーを必要とするツールは、自分の手に負えない依存を、あなたと完了した作業の あいだに割り込ませます。
上のスクリーンショットはInPersonFormsのものです。取り込み、項目、署名、書き出しまで、流れの すべてを端末上で実行し、あなたが送ると選ばないかぎり何もアップロードしません。利用開始は無料で、 無制限のテンプレートが必要なら一度きりのPro購入があるだけなので、集めたサインの数に応じた サブスクはありません。とはいえ本当の確かめ方は、検討中のどのツールでもできるこの方法です。 機内モードにして、ひと通りの作業が最後まで進むか見てみてください。進むなら、電波はもう気に する必要のないものになります。
InPersonFormsはApp StoreでiPhoneとiPad向けに配信しています。