Tante firme si raccolgono dove internet non arriva. Una cantina durante una riparazione. Il tavolo della cucina, in visita a domicilio. Un banco al mercato del fine settimana. Una sala visite con muri spessi e una tacca di segnale.
Quasi tutti gli strumenti di firma elettronica sono pensati per la situazione opposta: una scrivania, una connessione stabile e un piano mensile. Invii un link, l’altra persona lo apre sul proprio dispositivo e un server da qualche parte registra il risultato. Quel modello si rompe nel momento in cui cade la connessione, e nel farlo fa passare i dati del tuo cliente attraverso il cloud di qualcun altro.
Ecco come raccogliere un modulo firmato su iPad senza nessuna di queste cose: niente connessione, niente account, niente abbonamento. Le schermate qui sotto sono di InPersonForms, ma il punto è il metodo di lavoro, e puoi seguirlo con qualsiasi PDF che hai già.
Prepara il modulo una volta sola
Parti dal PDF che usi già: un modulo di accettazione, un consenso, una liberatoria, un rapporto di lavoro. Importalo una volta. Se il PDF è stato creato in Acrobat o Word e ha già i campi al suo interno, vengono rilevati in automatico, così non devi ridisegnare niente.
Per un PDF semplice, senza campi al suo interno, li posizioni tu. Metti una casella di testo dove va il nome, un campo data dove va la data, una casella di spunta accanto a ogni opzione e un campo firma in fondo. Lo fai una volta sola per ogni modulo. Da quel momento il layout è salvato come modello e ogni nuovo cliente parte dalla stessa copia pulita.
Passa il dispositivo per la firma
Quando sei davanti al cliente, apri il modello, compili quello che ti serve e gli passi l’iPad. Lui firma con un dito o con Apple Pencil, direttamente sul documento, nel campo che hai preparato. La firma viene tracciata sul dispositivo e scritta dentro il PDF stesso, non salvata come file separato da ricollegare in un secondo momento.
Dato che tutto questo funziona sull’iPad, non importa se non c’è segnale. Niente resta in attesa di un server che carichi. Il modulo si comporta allo stesso modo in una zona senza copertura e sul Wi-Fi dell’ufficio.
Esporta e conserva il documento
Una volta firmato, esporti il PDF finito. Lo invii via email quando torni in zona coperta, lo metti in File o lo passi al sistema dove tieni già i tuoi documenti. Il file esportato è un normale PDF appiattito, quindi chiunque può aprirlo senza la tua app.
Le copie firmate restano sul tuo dispositivo, ordinate per cliente, così ritrovi un vecchio modulo senza scavare nella posta.
Quello che non ti serve
Vale la pena chiarire cosa lascia fuori questo metodo, perché è la parte che di solito lascia più dubbi:
- Nessun account o accesso. Niente da configurare, né per te né per il cliente.
- Niente internet. Il modulo funziona del tutto offline. La connessione serve soltanto se scegli di inviare una copia via email dopo.
- Nessun abbonamento. InPersonForms è gratis all’inizio, con un unico passaggio a Pro se ti servono modelli illimitati. Non c’è nessun canone mensile legato a quanti moduli firmi.
- Nessun dato che lascia il dispositivo. Nomi dei clienti, moduli e firme restano sul tuo iPad e non vengono caricati da nessuna parte. Per chi gestisce di persona dati sanitari, legali o personali, è proprio questo il punto.
Se raccogli firme lontano da una scrivania, uno strumento che parte dall’offline toglie di mezzo l’unica dipendenza che tende a cedere nel momento peggiore. Puoi provare il metodo qui sopra con i tuoi moduli.
InPersonForms è sull’App Store per iPhone e iPad.