서명은 인터넷이 닿지 않는 곳에서 받는 일이 많습니다. 수리하러 간 집의 지하실. 방문 상담을 하는 집의 식탁. 주말 마켓의 한 부스. 벽이 두껍고 신호가 한 칸만 잡히는 진료실.
대부분의 전자 서명 도구는 그 반대 상황에 맞춰 만들어졌습니다. 책상이 있고, 연결이 안정적이고, 월 요금제가 있는 상황이죠. 링크를 이메일로 보내면 상대가 자기 기기에서 열고, 어딘가의 서버가 결과를 기록합니다. 이 방식은 연결이 끊기는 순간 멈춰 버립니다. 게다가 그 과정에서 고객 정보가 남의 클라우드를 거쳐 가게 되죠.
여기서는 그 둘 다 없이, iPad로 서명된 서류를 받는 방법을 소개합니다. 연결도, 계정도, 구독도 필요 없어요. 아래 화면은 InPersonForms로 찍은 것이지만, 중요한 건 흐름 자체이고, 이미 가지고 있는 PDF 어떤 것으로든 그대로 따라 할 수 있습니다.
양식은 한 번만 준비하면 됩니다
이미 쓰고 있는 PDF로 시작하세요. 접수서, 동의서, 면책 동의서, 작업 확인서 무엇이든 좋습니다. 한 번만 가져오면 됩니다. Acrobat이나 Word로 만들면서 양식 입력란을 넣어 둔 PDF라면, 그 입력란이 자동으로 인식되니 다시 그릴 필요가 없어요.
입력란이 들어 있지 않은 일반 PDF라면 직접 놓으면 됩니다. 이름 자리에 텍스트 상자를, 날짜 자리에 날짜 입력란을, 각 항목 옆에 체크박스를, 맨 아래에 서명란을 놓으세요. 이 작업은 양식마다 한 번이면 됩니다. 그다음부터는 배치가 템플릿으로 저장되어, 새 고객마다 늘 깨끗한 같은 사본에서 시작합니다.
서명은 기기를 건네서 받습니다
고객 앞에 앉으면 템플릿을 열고, 필요한 부분을 채운 다음 iPad를 건네세요. 고객은 손가락이나 Apple Pencil로 문서 위 미리 배치해 둔 서명란에 바로 서명합니다. 서명은 기기에서 그려져 PDF 안에 그대로 새겨지지, 나중에 따로 맞춰 봐야 하는 별도 파일로 남지 않습니다.
이 모든 게 iPad 안에서 돌아가기 때문에 신호가 없어도 상관없습니다. 서버 응답을 기다릴 일이 없어요. 신호가 닿지 않는 곳에서도 양식은 사무실 Wi-Fi에서와 똑같이 동작합니다.
내보내서 기록으로 보관하세요
서명이 끝나면 완성된 PDF를 내보내세요. 신호가 잡히는 곳으로 돌아갔을 때 이메일로 보내거나, 파일 앱에 넣거나, 평소 기록을 보관하는 시스템으로 보내면 됩니다. 내보낸 파일은 평면화된 보통 PDF라서, 앱 없이도 누구나 열 수 있어요.
서명된 사본은 고객별로 정리되어 기기에 남으니, 나중에 옛날 양식을 찾을 때 이메일을 뒤질 필요가 없습니다.
필요 없는 것들
이 방식에서 무엇이 빠지는지 분명히 짚어 둘 만합니다. 보통 일을 번거롭게 만드는 게 바로 그 부분이거든요.
- 계정이나 로그인. 여러분도, 고객도 따로 설정할 게 없습니다.
- 인터넷. 양식은 완전히 오프라인으로 동작합니다. 나중에 사본을 이메일로 보내기로 했을 때만 연결이 필요해요.
- 구독. InPersonForms는 무료로 시작하고, 템플릿을 무제한으로 쓰고 싶을 때만 Pro로 한 번 결제하면 됩니다. 서명하는 양식 수에 따라 붙는 월 요금은 없습니다.
- 기기를 벗어나는 데이터. 고객 이름, 양식, 서명은 iPad 안에 저장되고 어디에도 업로드되지 않습니다. 건강, 법률, 개인 정보를 대면으로 다루는 분이라면, 바로 이 점이 핵심이죠.
책상에서 떨어진 곳에서 서명을 받는 일이라면, 오프라인 우선 도구는 가장 곤란한 순간에 꼭 말썽을 부리는 그 하나의 변수를 없애 줍니다. 위 방식을 지금 쓰는 양식으로 직접 시험해 보세요.
InPersonForms는 App Store에서 iPhone과 iPad용으로 받을 수 있습니다.