Alguien fotografía la tarjeta del seguro en la recepción. Seis semanas después, alguien pregunta por esa reclamación. La foto sigue en el carrete personal de siempre, entre una foto del aparcamiento y otra de una pizarra, en un móvil que cada noche se va a casa con su dueño.
Esta es la parte de dejar el papel atrás que casi nunca se termina de resolver. Los formularios se organizan. Los documentos de apoyo, no: la identificación, la carta de derivación, la foto de antes, el escaneo de un papel antiguo que trajo el cliente. Todo eso acaba repartido entre el carrete, una carpeta en Archivos, un correo que te mandas a ti mismo o un hilo de mensajes. Lo evidente es que luego cuesta encontrarlo. Lo menos evidente es que las fotos de la identificación de tus clientes se quedan en una galería personal que sincroniza con iCloud y que enseñas sin pensarlo cada vez que alguien te pide ver las fotos de las vacaciones. Adjuntarlas a la ficha del cliente resuelve las dos cosas a la vez.
Guarda el documento donde ya está la ficha del cliente
Cada ficha de cliente tiene una sección de adjuntos, justo encima de sus formularios firmados. Añades una foto desde la cámara o tu galería, o un archivo desde Archivos, y va a parar directamente a ese cliente. No a una carpeta que tengas que bautizar tú, ni a una unidad compartida con una norma de nombres que nadie respeta.
En la ficha del cliente ves una tira con las miniaturas más recientes y un contador, con un enlace a todo lo adjunto. Desde ahí puedes cambiar entre una vista de cuadrícula y una lista con nombres, tamaños y fechas, y la app recuerda cuál prefieres. Tocar cualquier elemento abre la vista previa completa, donde puedes hacer zoom y pasar al resto sin tener que volver atrás.
Sea cual sea el archivo, se guarda tal cual: un formulario de admisión escaneado, un PDF de derivación, la foto de un historial antiguo. Puedes elegir varios a la vez desde el selector de Archivos, en lugar de añadirlos uno por uno.
La ubicación de la foto se pierde nada más añadirla
Cada foto que añades a un cliente se recodifica antes de guardarla, y en ese proceso se pierden los metadatos EXIF, incluidas las coordenadas GPS. Una foto hecha con el móvil suele registrar dónde se tomó, y en una visita a domicilio eso es la dirección del cliente, metida dentro del propio archivo de imagen.
Esto pasa al entrar, no al salir. Lo que queda guardado en el dispositivo ya es la copia sin esos datos, así que no hay ninguna versión por ahí con las coordenadas todavía dentro, esperando a que alguien la comparta sin querer. De paso, las fotos en HEIC se convierten a JPEG.
Cada archivo guardado recibe un hash SHA-256 y se registra su tamaño. Gracias a ese tamaño, Ajustes puede mostrar por separado cuánto ocupan los adjuntos frente a las plantillas y los PDF firmados, para que veas qué es lo que de verdad llena el dispositivo.
Anota el documento sin sacarlo de la app
La otra razón por la que un documento suele salir de la app es para anotarlo: rodear el número de póliza, o apuntar que una tarjeta ha caducado.
Abres un adjunto y ahí están las herramientas de anotación de Apple. Guardas, y la versión editada sustituye al adjunto en el mismo sitio, con una miniatura nueva. Los elementos editados llevan una pequeña marca, y la página de adjuntos incluye una leyenda que la explica, así que un mes después sigues pudiendo distinguir cuáles son las capturas originales. La fecha que se muestra es la de cuando se añadió, o la de la última edición.
Lo que no hace
Dos límites que conviene conocer, porque cambian para qué sirve esto y para qué no.
Un adjunto pertenece al cliente, no a un formulario firmado en concreto. No queda constancia de que «esta es la identificación que revisamos cuando se firmó este consentimiento». Si ese vínculo te importa para tu papeleo, anótalo en un campo del propio formulario.
Tampoco se incrustan en el PDF exportado. Cuando compartes un formulario firmado, compartes el formulario; los adjuntos se quedan en la app, y si alguien los necesita, los compartes aparte. Tampoco hay pie de foto, así que el nombre del archivo hace de etiqueta, que es buena razón para renombrar un escaneo antes de añadirlo en vez de dejarlo como Scan 2026-07-16.pdf.
En resumen
Los documentos de apoyo van en la ficha del cliente. Las fotos y los archivos se adjuntan directamente a un cliente, los puedes previsualizar y anotar sin salir de ahí, y las fotos pierden sus metadatos de ubicación antes de guardarse. El plan gratuito permite diez adjuntos por cliente, y Pro quita el límite. Un adjunto apunta a un cliente, no a un formulario firmado en concreto, y se queda en la app en vez de viajar dentro de un PDF exportado. Todo esto funciona sin conexión.
InPersonForms está en la App Store para iPhone y iPad.