櫃檯有人拍了一張保險卡的照片。六週後，這張保單被保險公司質疑，你要找那張照片，結果它還躺在個人的相機膠卷裡，夾在一張停車場的照片和一張白板筆記中間，而那支手機晚上是要帶回家的。
這正是無紙化流程最常沒做完的那一段。表單那部分大家通常都會處理好，配套的文件卻沒有：身分證件、轉診信、治療前的照片，或是客戶帶來的舊紙本掃描檔。這些東西散落在相機膠卷、檔案 App 裡的某個資料夾、寄給自己的一封電子郵件，或是某個訊息對話串裡。找不到，是最明顯的問題。比較不容易被注意到的是，客戶身分證件的照片，就這樣待在一個會同步到 iCloud 的個人相簿裡，只要有人滑出旅遊照片給別人看，這些照片也跟著被翻到。把它們附加到客戶資料裡，這兩個問題會一次解決。
文件放進客戶資料本來就在的地方
每位客戶的資料裡都有一個附件區塊，位置就在他已簽署的表單上方。用相機拍一張照片，或從照片庫、「檔案」App 加一份檔案，它就會直接歸到這位客戶名下，不必自己另外命名資料夾，也不用靠一個沒人遵守的共用硬碟命名規則。
客戶資料頁面上，會顯示一排最近附加項目的縮圖和數量，點下去就能看到這位客戶所有的附件。在那個頁面裡，你可以在縮圖格狀檢視和列出名稱、大小、日期的列表檢視之間切換，App 會記住你上次選的模式。點任何一個項目就會開啟完整預覽，可以放大查看，也能直接翻到下一個附件，不必先退回去。
不管是什麼檔案類型，都會原封不動地存進來：掃描的紙本初診表、轉診 PDF，或是一份舊紀錄的照片。你也可以在「檔案」App 的選取畫面裡一次選好幾個檔案，不必一個一個加。
照片存進來之前，定位資訊就會先被拿掉
每一張加到客戶資料的照片，在存進裝置前都會重新編碼，這個步驟會把 EXIF 中繼資料，包括 GPS 座標，一併拿掉。手機拍的照片通常會記下拍攝地點，如果是到府服務，那個座標就是客戶家的地址，原封不動地嵌在圖檔裡。
這件事是在存入的當下就做掉，不是等到要分享出去才處理。裝置上留著的，本來就已經是拿掉座標的版本，不會有一份還帶著定位資訊的原始檔躺在那裡，哪天不小心被分享出去。HEIC 格式的照片，也會在同一個步驟裡轉成 JPEG。
每個存進來的檔案都會算出一組 SHA-256 雜湊值，也會記下檔案大小。有了大小這項資訊，設定畫面裡的儲存空間明細才能把附件、範本和已簽署的 PDF 分開列出來，讓你看清楚裝置的容量到底被什麼佔掉了。
加註不用把檔案送出去再拿回來
把附件從 App 裡拿出來的另一個常見原因，是要加註：把保單號碼圈起來，或是註明這張卡已經過期。
其實打開一個附件，Apple 的標記工具就在裡面。編輯完存檔，修改過的版本會直接存回原本那個附件，縮圖也會跟著更新。改過的項目會多一個小標記，附件頁面上也有說明這個標記代表什麼，所以就算過了一個月，你還是分得出哪些是原始拍攝的檔案。附件上顯示的日期，是加入的日期，或是最後一次編輯的日期。
這個功能做不到的事
有兩個限制要先說清楚，因為這會影響它適合用在哪裡、不適合用在哪裡。
附件是掛在客戶名下，不是掛在某一份特定的已簽表單底下。系統不會幫你記錄「這是簽這份同意書當下核對過的證件」這種對應關係。如果你的文件流程需要這層連結，就把這個資訊寫進表單本身的一個欄位裡。
附件也不會被嵌進匯出的 PDF 裡。分享一份已簽署的表單時，對方拿到的就是那份表單本身，附件仍然留在 App 裡，有需要的話你要另外分享。附件也沒有加說明文字的欄位，檔名就是唯一的標籤，這也是為什麼掃描檔在加進來之前最好先重新命名，而不是讓它留著像 Scan 2026-07-16.pdf 這種原始檔名。
重點整理
配套文件本來就該留在客戶資料裡。照片和檔案可以直接附加到一位客戶名下，就地預覽、就地加註，而且照片在存進裝置前就會先拿掉定位資訊。免費版每位客戶可以加 10 個附件，Pro 版則沒有上限。附件對應的是一位客戶，而不是某一份已簽表單，也只留在 App 裡，不會跟著匯出的 PDF 一起送出去。以上這些全部離線就能完成。
InPersonForms 已在 App Store 上架，支援 iPhone 和 iPad。