iPad 裡存了三百份已簽署的初診表。有人問你，這一季有多少客戶勾選了「沒有舊傷」。你要的答案，全部都躺在那三百份 PDF 裡，除了一份一份打開來數，沒有別的辦法。
這就是「紀錄」和「資料」之間的落差。已簽署的 PDF，很適合回答「這個人當時同意了什麼、什麼時候同意的」，但只要問題牽涉到不只一個人，它就完全不管用了。一般的解法是訂一套雲端方案，搭配報表功能，這確實有用，如果你已經在付這筆錢，就繼續用。但這也代表你得開一個帳號、付一筆訂閱費，還要讓客戶的答案存在別人的伺服器上，就只是為了數幾個勾選方塊。
這篇談的是怎麼把資料弄出來，不是怎麼把表單設定好。如果範本和紀錄那一端還沒建置好，那部分另有專文。
你看到的清單，就是要匯出的內容
在「紀錄」裡打開一個範本，會看到它的所有提交紀錄，以表格方式呈現。你可以排序、搜尋，篩選到只剩某一位客戶、某一個範本，或是客戶檔案裡存的某個答案。接著就能匯出。
匯出拿的就是你搜尋、篩選、排序完之後，眼前那張表格的樣子，並沒有另一個獨立的匯出視窗，讓你重新設定日期範圍、重新決定要包含哪些內容。你設定好的篩選條件本身就是查詢條件，這代表你在匯出之前，看一眼畫面就知道自己要匯出什麼。
如果表格上方顯示的是「十六筆紀錄中的三筆」，匯出的檔案就會有三列資料。先把清單縮小到你要的範圍，確認筆數，再匯出。你也可以從「所有表單」的檢視畫面匯出，一次涵蓋所有範本，這個檢視會多一欄「範本」，讓不同表單來的資料列還是看得懂。
每一列資料開頭是客戶姓名，接著是「簽署日期」和「簽署時間」兩個獨立的欄位，再來是版本編號，之後每一欄對應表單上的一個資料欄位。
匯出 CSV 是 Pro 版的功能，連同讓你能夠先篩選出範圍的排序、搜尋和篩選功能，也都是 Pro 版才有。
兩種欄標題，什麼時候該選哪一種
匯出檔案之前，你要先決定欄標題要用哪一種文字，這個選擇取決於之後是誰在打開這份檔案。
顯示標籤，就是表格畫面上看到的那種文字，給人閱讀用的。如果打開試算表的是人，例如你自己在數答案，或是同事要核對這個月收了哪些初診表，就選這個。
欄位名稱，則是這些標籤背後的機器識別字，只由 ASCII 字元組成，每一個都是獨一無二的，就算你之後改了欄位的顯示標籤，或是把 App 切換成另一種語言，欄位名稱都不會變。如果這份檔案接下來要匯入別的系統，例如診所管理系統、帳務系統，或是要餵給一支程式讀取，就選這個。這樣一來，下一季匯出的欄位名稱，會跟這一季完全對得上。如果中間有人改過範本，顯示標籤就沒辦法保證這件事。
決定檔案能不能正常打開的細節
CSV 檔案最常見的問題，是編碼跑掉，症狀就是客戶姓名整排都變成問號。
這份檔案在開頭寫入了 UTF-8 BOM，這就是為什麼帶重音符號的姓名，或是一個日文地址，用滑鼠點兩下在 Excel 打開時能正常顯示，而不是變成一串問號。內容裡有逗號、引號，或是換行符號的欄位，會依照 RFC 4180 的規則加上引號，本身的引號也會變成兩個，所以一段自由填寫的答案裡就算有逗號，也不會被誤判成分成兩欄。每一列的結尾用的是 CRLF，這同樣是 RFC 4180 的規定，也是舊版 Windows 工具所預期的格式。
匯出完成的檔案，會透過一般的分享選單送出，可以存進 Numbers、Excel、電子郵件，或「檔案」App。系統建議的檔名，會依照範本名稱自動產生。
為什麼簽名不會出現在 CSV 裡
簽名和姓名縮寫欄位不會出現在匯出的檔案裡。手寫的簽名放進一個儲存格裡沒有任何有意義的文字值，如果硬是留一欄空白，或是填上「已簽署」這種佔位文字，反而會讓人誤以為一份試算表可以拿來當作簽署的證明，但它不是。簽署內容的正式紀錄，是那份附有雜湊值的已簽署 PDF，CSV 只負責讓你數資料、做報表。
重點整理
要回答一個關於自己表單的問題，不需要另外訂一套報表方案。把紀錄清單篩選到你要的範圍，確認筆數，匯出成 CSV 就好。要給人看就選顯示標籤，要匯入其他系統就選欄位名稱。這份檔案寫出來的格式，讓 Excel 能正常打開，帶著逗號的自由填寫答案也不會被拆散。
InPersonForms 已在 App Store 上架，支援 iPhone 和 iPad。