Você tem trezentas fichas de cadastro assinadas no iPad. Alguém pergunta quantos clientes marcaram “sem lesões anteriores” neste trimestre. Toda resposta que você precisa está dentro desses PDFs, e não tem outro jeito de contar sem abrir os trezentos, um por um.
Esse é o espaço entre um registro e um dado. Um PDF assinado é o documento certo pra responder “o que essa pessoa concordou, e quando”. É o documento errado pra qualquer pergunta que envolva mais de uma pessoa. A saída de sempre é um plano na nuvem com painel de relatórios. Isso funciona de verdade, e se você já paga por um, use. Só que também significa uma conta, uma assinatura, e as respostas dos seus clientes no servidor de outra empresa, tudo isso só pra contar caixinhas marcadas.
Aqui o assunto é tirar o dado de dentro, não montar o formulário. Se o lado dos modelos e dos registros ainda não está pronto, isso já foi explicado à parte.
A lista que você está vendo é a exportação
Abra um modelo em Registros e você recebe os envios dele numa tabela. Ordene, busque, filtre por cliente, por modelo ou por uma resposta guardada no perfil de um cliente. Depois exporte.
A exportação usa a lista exatamente como ela está, depois de aplicados a busca, os filtros e a ordenação. Não existe uma tela separada de exportação com seletor de data próprio ou critério próprio do que incluir. O filtro que você já ajustou é a própria consulta, então você confere o que vai exportar só de olhar pra lista antes.
Se a contagem acima da tabela diz três de dezesseis registros, o arquivo vai ter três linhas. Estreite a lista, confira a contagem, exporte. Dá pra exportar também a partir da visão Todos os formulários, juntando todos os modelos de uma vez, que ganha uma coluna extra de modelo pra as linhas de formulários diferentes continuarem legíveis.
Cada linha começa com o nome do cliente, depois a data e a hora da assinatura em colunas separadas, e o número da versão. Depois disso, uma coluna pra cada campo de dado do formulário.
A exportação em CSV faz parte do Pro, junto com a ordenação, a busca e os filtros que permitem recortar o que exportar.
Dois estilos de cabeçalho, e quando cada um importa
Antes do arquivo ser gerado, você escolhe o que vai no cabeçalho. A resposta certa depende de quem vai abrir o arquivo.
Os rótulos de exibição são os nomes do jeito que uma pessoa lê, o mesmo texto que aparece na tabela na tela. Escolha essa opção quando quem vai abrir a planilha é gente: alguém contando respostas, ou um colega conferindo o cadastro do mês.
Os nomes dos campos são os identificadores por trás desses rótulos. São em ASCII, únicos, e não mudam quando você renomeia o rótulo de um campo ou quando o app está rodando em outro idioma. Escolha essa opção quando o arquivo vai entrar em outra coisa: um sistema de gestão do consultório, uma importação de faturamento, um script. Assim a exportação do próximo trimestre tem as mesmas chaves de coluna da deste trimestre. Os rótulos de exibição não garantem isso se alguém editar o modelo nesse meio-tempo.
Os detalhes que decidem se o arquivo abre direito
A maior parte dos problemas com CSV é questão de codificação. Ela aparece como nome de cliente cheio de ponto de interrogação.
O arquivo é gravado com uma marca de ordem de byte UTF-8 no início. É por isso que um nome com acento, ou um endereço em japonês, abre certinho em vez de virar interrogação quando alguém dá dois cliques no arquivo no Excel. Valores com vírgula, aspas ou quebra de linha são colocados entre aspas, com as aspas internas duplicadas, seguindo o padrão RFC 4180, então uma resposta de texto livre com vírgula não vai se partir sozinha em duas colunas. As linhas terminam em CRLF, que é o que o RFC 4180 define e o que ferramentas mais antigas do Windows esperam.
O arquivo pronto sai pelo menu de compartilhamento padrão do sistema, e pode ir parar no Numbers, no Excel, num e-mail ou no app Arquivos. O nome sugerido vem do modelo.
Por que a assinatura fica de fora
Os campos de assinatura e rubrica ficam fora da exportação. Uma assinatura desenhada não tem um valor de texto que signifique nada numa célula, e colocar ali uma coluna vazia, ou um texto tipo “assinado”, ia convidar alguém a tratar a planilha como prova de que a assinatura aconteceu. Não é. O PDF assinado, com seu hash, é o registro do que foi assinado. O CSV é pra contar e gerar relatório.
Resumindo
Você não precisa de um plano de relatórios pra responder uma pergunta sobre os seus próprios formulários. Filtre a lista de registros até chegar no que você quer, confira a contagem e exporte em CSV. Escolha rótulos de exibição pra gente e nomes dos campos pra sistema. O arquivo é gravado de um jeito que o Excel abre direito e respostas de texto livre com vírgula sobrevivem intactas.
O InPersonForms está na App Store para iPhone e iPad.