Muitas assinaturas são coletadas em lugares onde a internet não chega. Um porão durante um conserto. A mesa da cozinha numa visita a domicílio. Uma banca de feira no fim de semana. Uma sala de atendimento com paredes grossas, onde o sinal não passa de uma barrinha.
A maioria dos apps de assinatura eletrônica foi feita para o cenário oposto: uma mesa, uma conexão estável e um plano mensal. Você manda um link, a outra pessoa abre no aparelho dela e um servidor em algum lugar guarda o resultado. Esse modelo quebra no instante em que a conexão cai, e de quebra ainda faz os dados do seu cliente passarem pela nuvem de outra empresa.
Veja como coletar um formulário assinado no iPad sem nada disso: sem conexão, sem conta, sem assinatura mensal. As imagens abaixo são do InPersonForms, mas o que importa é o fluxo, e você pode segui-lo com qualquer PDF que já tenha.
Configure o formulário uma vez
Comece com o PDF que você já usa: uma ficha de cadastro, um termo de consentimento, um termo de responsabilidade, uma ordem de serviço. Importe uma vez. Se o PDF foi feito no Acrobat ou no Word e já vem com campos prontos, o app reconhece tudo sozinho, então você não redesenha nada.
Num PDF comum, sem campos prontos, é você que posiciona. Coloca uma caixa de texto onde vai o nome, um campo de data onde vai a data, uma caixa de seleção ao lado de cada opção e um campo de assinatura no fim. Isso você faz uma vez por formulário. Depois disso o layout fica salvo como modelo e cada novo cliente começa a partir da mesma cópia limpa.
Passe o aparelho para assinar
Quando você está na frente do cliente, abre o modelo, preenche o que precisa e passa o iPad. Ele assina com o dedo ou com o Apple Pencil, direto no documento, no campo que você deixou ali. A assinatura é feita no aparelho e gravada dentro do próprio PDF, não vira um arquivo separado que você precisa anexar depois.
Como tudo isso roda no iPad, não faz diferença não ter sinal. Nada fica esperando um servidor carregar. O formulário se comporta igual numa região sem cobertura e no Wi-Fi do escritório.
Exporte e guarde o registro
Depois de assinado, exporte o PDF pronto. Mande por e-mail quando voltar a ter sinal, salve no app Arquivos ou jogue para o sistema onde você já guarda seus registros. O arquivo exportado é um PDF comum e achatado, então qualquer pessoa abre sem o seu app.
As cópias assinadas ficam no seu aparelho, organizadas por cliente, para você achar um formulário antigo mais tarde sem ter que garimpar e-mail.
O que você não precisa
Vale deixar claro o que esse fluxo deixa de fora, porque costuma ser justamente a parte que trava tudo:
- Nenhuma conta nem login. Nada para configurar, nem para você nem para o cliente.
- Nada de internet. O formulário funciona totalmente offline. Você só precisa de conexão se decidir enviar uma cópia depois.
- Nenhuma assinatura mensal. O InPersonForms é grátis para começar, com um pagamento único para virar Pro se você precisar de modelos ilimitados. Não existe mensalidade ligada a quantos formulários você assina.
- Nenhum dado saindo do aparelho. Nomes de clientes, os formulários e as assinaturas ficam no seu iPad e não vão para lugar nenhum. Para quem lida pessoalmente com dados de saúde, jurídicos ou outros dados pessoais, é isso que muda tudo.
Se você coleta assinaturas longe de uma mesa, uma ferramenta que funciona sem internet elimina justamente a dependência que mais costuma falhar na hora H. Experimente o fluxo acima com os seus próprios formulários.
O InPersonForms está na App Store para iPhone e iPad.