Le thérapeute vient chercher le client alors que le formulaire d’antécédents est à moitié rempli. Le client part en séance et laisse l’iPad à l’accueil, avec la moitié des réponses et sans signature. Le téléphone sonne, et le client suivant arrive en avance.
Sur papier, on retourne le porte-bloc sur le comptoir et on le reprend après la séance. InPersonForms n’avait pas d’équivalent : un formulaire était vide ou envoyé, et Annuler ne proposait que Continuer la modification ou Abandonner. Un formulaire à moitié rempli immobilisait donc l’iPad, ou perdait ses réponses. La version 1.5.0 ajoute les brouillons.
Enregistrez-le et fermez-le
Un nouveau bouton Enregistrer le brouillon garde tout ce qui figure sur le formulaire et le ferme. Sur un formulaire saisi au clavier, il apparaît dès que vous avez entré quelque chose, et flotte au-dessus de la page à côté du bouton qui mène au champ suivant. Sur un formulaire que l’on remplit à la main avec l’Apple Pencil, il se trouve dans une rangée juste sous la barre supérieure. Si vous appuyez plutôt sur Annuler, l’app demande maintenant si elle doit enregistrer le formulaire en brouillon, avec trois choix : Continuer la modification, Enregistrer le brouillon et Abandonner.
Et vous n’avez même pas besoin d’y penser. Si vous quittez l’app pour répondre à un message, ou que l’iPad se verrouille, le formulaire est enregistré en brouillon sans qu’on vous pose la question, et il est toujours à l’écran à votre retour. Si iOS ferme l’app pendant qu’elle est en arrière-plan, le brouillon vous attend à la prochaine ouverture.
Enregistrer un brouillon ne vérifie rien. Un formulaire sans le nom du client et avec trois champs obligatoires vides s’enregistre comme un formulaire presque terminé, puisque les champs obligatoires ne sont toujours vérifiés qu’à l’envoi. Un formulaire que vous avez ouvert sans jamais y toucher ne laisse aucun brouillon.
Où le brouillon attend
Les brouillons ont leur propre section tout en haut de l’onglet Enregistrements, au-dessus de vos formulaires, et le badge de l’onglet compte ceux qui attendent. La page d’un client a aussi une section Brouillons, au-dessus de Formulaires, qui contient les siens.
Chaque ligne indique le formulaire, le client et le moment de l’enregistrement. Touchez-la : le formulaire s’ouvre là où vous l’aviez laissé, avec chaque réponse, chaque case cochée, chaque signature et chaque paraphe en place. Sur un formulaire manuscrit, l’écriture est conservée telle quelle. Pour supprimer un brouillon, balayez la ligne et appuyez sur Supprimer ; l’app demande d’abord confirmation.
Envoyer un brouillon le classe parmi vos enregistrements et le retire de Brouillons : cette section ne contient donc jamais de formulaire déjà classé.
Si le formulaire a changé entre-temps
Si quelqu’un modifie le formulaire après l’enregistrement d’un brouillon, le brouillon s’ouvre sur la version actuelle du formulaire. Une réponse dont le champ a disparu n’a plus de place : elle est écartée, et l’app l’indique en haut de l’écran.
Si le document du formulaire a été remplacé par une nouvelle version, un brouillon saisi au clavier perd ses signatures et ses paraphes, parce qu’une signature est liée au document sur lequel elle a été apposée. Une note en haut du formulaire le dit : « Ce formulaire a été modifié après l’enregistrement du brouillon. Les signatures ont été effacées. »
Supprimer un modèle qui a des brouillons demande d’abord confirmation, et l’app précise combien de brouillons seront supprimés avec lui. Ses enregistrements, eux, sont conservés.
Coût des brouillons et synchronisation entre appareils
Les brouillons sont gratuits. Ils sont inclus dans vos sauvegardes et n’expirent jamais : un brouillon reste jusqu’à ce que vous l’envoyiez ou le supprimiez.
Dans un cabinet qui utilise Synchroniser les appareils, les brouillons se synchronisent comme le reste, si bien qu’un formulaire laissé à l’accueil peut être terminé sur l’iPad de la Salle 2. La synchronisation demande InPersonForms Pro sur chaque appareil, et Pro est un achat unique. Si deux appareils modifient le même brouillon, la dernière sauvegarde l’emporte, et l’appareil dont les changements ont été remplacés le signale dans la liste Activité.
Un cabinet qui synchronise peut aussi faire vérifier les formulaires sur l’appareil principal avant qu’ils soient classés. Sur l’appareil principal, ouvrez les Réglages, puis Synchroniser les appareils, et activez Vérifier les formulaires des autres appareils. Sur les autres appareils, le bouton Envoyer devient alors Envoyer à suivi du nom de l’appareil principal, et un formulaire ainsi envoyé arrive sur l’appareil principal sous forme de brouillon, pour que quelqu’un le relise et l’envoie. Ce réglage est désactivé par défaut et, comme la synchronisation, il demande Pro.
En bref
Quand un formulaire doit attendre, appuyez sur Enregistrer le brouillon, ou quittez simplement l’app, ce qui l’enregistre aussi en brouillon. Reprenez-le depuis Brouillons, en haut de l’onglet Enregistrements ou sur la page du client : il s’ouvre avec chaque réponse et chaque signature là où vous les aviez laissées. Les brouillons sont gratuits et n’expirent jamais. Pour les déplacer d’un appareil à l’autre, il faut la synchronisation, et donc Pro.
InPersonForms est disponible sur l’App Store pour iPhone et iPad.