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表單填到一半被打斷?存成草稿,晚點再接著填

治療師探頭進來的時候,病史表才填了一半。客戶進去做治療,iPad 留在櫃檯上,答案填了一半,也還沒簽名。接著電話響了,下一位客戶也提早到了。

如果是紙本,寫字夾板往櫃檯上一扣,療程結束再拿起來就好。InPersonForms 以前做不到這樣:一份表單不是空白,就是已送出,按「取消」也只會問你要「繼續編輯」還是「捨棄」。所以填到一半的表單,不是占著 iPad 不放,就是答案全沒了。1.5.0 版加入了草稿功能。

存成草稿,然後關掉

新增的「儲存為草稿」按鈕,會把表單上的內容全部留下,再關掉表單。打字填寫的表單,要等你輸入了東西,這顆按鈕才會出現。它浮在頁面上,旁邊就是帶你跳到下一個欄位的按鈕。用 Apple Pencil 手寫的表單,按鈕則放在最上方那一列的正下方,自成一排。如果你改點「取消」,App 現在會問你要不要把表單存成草稿,選項有「繼續編輯」、「儲存為草稿」和「捨棄」。

你也不用特地記得去存。離開 App 去回個訊息,或是讓 iPad 鎖定,表單都會直接存成草稿,不會跳出任何詢問,你回來時它還在畫面上。如果 iOS 在 App 待在背景的時候把它關掉,下次打開 App,草稿就在那裡等著。

存草稿不會檢查任何東西。客戶姓名沒填、三個必填欄位也都空著的表單,跟快填完的表單一樣存得下來,因為必填欄位還是只在你送出的時候才檢查。打開了卻完全沒動過的表單,不會留下草稿。

草稿放在哪裡

「紀錄」分頁的最上方有一個獨立的「草稿」區,排在你的表單列表上面,分頁上的數字標記會告訴你有幾份草稿在等。客戶的頁面也有「草稿」區,放在「表單」上面,裡面是這位客戶的草稿。

每一列會寫出表單名稱、客戶,還有存檔的時間。點進去,表單就停在你離開的地方:每個答案、打勾的方框、簽名和姓名縮寫都在原位,手寫表單上的筆跡也維持原樣。要丟掉一份草稿,把那一列往旁邊滑,點「刪除」,App 會先問你一次。

草稿送出之後,就歸檔成一筆紀錄,同時從「草稿」移走,不會兩邊都有。

草稿存好之後,表單被改過

如果草稿存好之後,有人改了這份表單,草稿打開時用的是現在的表單。某個答案所屬的欄位如果已經刪除,答案就沒有地方放,會被丟掉,畫面最上方會寫出是哪一個。

如果這份表單的文件換成了新版本,打字填寫的草稿會失去簽名和姓名縮寫,因為簽名是簽在原本那份文件上的。表單最上方會有一則說明:「草稿儲存後,這份表單有了更新,簽名已清除。」

刪除一個還有草稿的範本,App 會先確認,並告訴你有幾份草稿會跟著一起刪掉。這個範本的紀錄則會保留。

草稿免費,換台裝置也能接著填

草稿是免費的。它們包含在你的備份裡,也不會過期,所以一份草稿會一直留著,直到你送出或刪除它。

在使用「多裝置同步」的診所裡,草稿跟其他資料一樣會同步,所以在櫃檯擱下的表單,可以到 2 號診間的 iPad 上接著填完。同步需要每一台裝置都有 InPersonForms Pro,而 Pro 是一次買斷。如果兩台裝置改了同一份草稿,以較晚存檔的那次為準,改動被取代的那台裝置,會在它的「同步動態」裡說明。

有開同步的診所,還可以讓表單在歸檔之前,先到主裝置上審核。到主裝置的「設定」,進入「多裝置同步」,打開「審核其他裝置的表單」。之後其他裝置上的「送出」按鈕會改成「傳送到」,後面接著主裝置的名字,傳過去的表單會以草稿的形式出現在主裝置上,讓人檢查過再送出。這個設定預設是關的,要你自己打開,而且跟同步一樣需要 Pro。

重點整理

表單得先擱著的時候,點「儲存為草稿」,或是直接離開 App,這樣也會存成草稿。要接著填,就從「紀錄」分頁最上方的「草稿」,或是客戶的頁面裡找出來,打開後每個答案和簽名都在你離開時的位置。草稿免費,也不會過期;要讓草稿在裝置之間移動,得靠同步,而同步需要 Pro。

InPersonForms 已在 App Store 上架,支援 iPhone 和 iPad。

常見問題

填到一半的表單,App 被關掉會怎樣?

你一離開 App,InPersonForms 就會直接把表單存成草稿,不會先問。之後就算 iOS 在背景把 App 關掉,你再打開時,草稿也在「紀錄」分頁的「草稿」裡等著。

一定要先填完必填欄位,才能存草稿嗎?

不用。存草稿不會檢查任何東西,姓名還空著的表單也能照樣存。必填欄位跟以前一樣,是在你送出的時候才檢查。

草稿會留著客戶的簽名嗎?

會。草稿會留著每一個答案、畫在表單上的簽名和姓名縮寫,還有手寫表單上的筆跡。只有一種例外:打字填寫的表單,如果草稿存好之後,它的文件換成了新版本,簽名就會被清除,表單打開時也會告訴你。

草稿是 Pro 的功能嗎?

不是,草稿免費。要讓草稿在裝置之間移動,得用「多裝置同步」,每一台裝置都需要 InPersonForms Pro。Pro 是一次買斷。

草稿會保留多久?

直到你送出或刪除為止。草稿不會過期,也包含在你的備份裡。

InPersonForms 填寫和簽署 PDF 的整個過程都在你的裝置上完成。免費開始,無訂閱。

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