問診票を書いている途中で、セラピストが戸口から顔を出します。クライアントは施術に入り、iPadは受付に置かれたまま、回答は半分、署名はまだです。そこへ電話が鳴り、次のクライアントが予定より早く着きます。
紙なら、クリップボードをカウンターに伏せておいて、施術のあとに手に取れば済みます。InPersonFormsには、それに当たる仕組みがありませんでした。フォームは空白か送信済みのどちらかで、「キャンセル」を押しても選べるのは「編集を続ける」か「破棄」だけです。書きかけのフォームは、iPadを占領し続けるか、回答ごと消えるかのどちらかでした。バージョン1.5.0で、下書きが加わりました。
下書きにして閉じる
新しい「下書きを保存」ボタンを押すと、フォームの内容をすべて残したまま閉じます。タイプ入力のフォームでは、何か入力した時点でボタンが現れ、ページに重なる形で、次の項目へ進むボタンの横に表示されます。Apple Pencilで手書きするフォームでは、上部バーのすぐ下の行にあります。かわりに「キャンセル」をタップすると、フォームを下書きとして保存するかどうかをアプリが尋ねます。選べるのは「編集を続ける」「下書きを保存」「破棄」の3つです。
保存を忘れても大丈夫です。メッセージに返信するためにアプリを離れたり、iPadがロックされたりすると、フォームは確認なしに下書きとして保存され、戻ってくると画面にそのまま残っています。バックグラウンドにあるあいだにiOSがアプリを終了させた場合も、次に開いたとき、下書きが残っています。
下書きの保存では、何もチェックしません。クライアントの名前がなく、必須項目が3つ空のフォームでも、書き終える寸前のフォームと同じように保存できます。必須項目のチェックは、これまでどおり送信するときだけだからです。開いただけで何も触らなかったフォームは、下書きとして残りません。
下書きの探し方
「記録」タブには、フォームの一覧より上に「下書き」セクションがあり、タブのバッジには残っている下書きの数が出ます。クライアントのページにも「下書き」セクションがあって、「フォーム」の上に、そのクライアントの下書きが並びます。
各行には、フォームの名前、クライアント、いつ保存したかが出ます。タップすると、中断したところからフォームが開きます。すべての回答、チェックを入れた項目、署名、イニシャルがそのまま残り、手書きのフォームでは書き込みも保存したときのままです。下書きを捨てるときは、行をスワイプして「削除」をタップします。先に確認が出ます。
下書きを送信すると、記録として保管され、「下書き」からなくなります。「下書き」にあるのは、まだ保管されていないフォームだけです。
保存したあとにフォームが変わったとき
下書きを保存したあとでフォームが編集されると、下書きは最新のフォームで開きます。削除された項目の回答は取り除かれ、どの回答だったかが画面の上部に表示されます。
フォームの文書が新しいバージョンに置き換えられた場合は、タイプ入力の下書きから署名とイニシャルが消えます。署名は、署名した文書そのものに結びついているためです。フォームの上部には、「下書きの保存後にこのフォームが更新されたため、署名を消去しました。」と表示されます。
下書きのあるテンプレートを削除しようとすると、先に確認が出て、一緒に消える下書きの数が示されます。そのテンプレートの記録は残ります。
料金と、ほかの端末への引き継ぎ
下書きは無料です。バックアップに含まれ、期限もなく、送信するか削除するまで残ります。
「デバイス間で同期」を使っている職場では、下書きもほかのデータと同じように同期されます。受付に置いたフォームを、診察室2のiPadで書き終えることもできます。同期にはすべての端末にInPersonForms Proが必要で、Proは買い切りです。2台が同じ下書きを変更した場合は、あとから保存したほうが残ります。上書きされたほうの端末には、同期の履歴にその旨が表示されます。
同期している職場では、フォームが記録として保管される前に、メインデバイスで確認することもできます。メインデバイスで「設定」の「デバイス間で同期」を開き、「ほかのデバイスのフォームを確認」をオンにします。すると、ほかの端末の「送信」ボタンの表示が、メインデバイスの名前を入れた「…に送信」に変わります。送られたフォームは、メインデバイスに下書きとして届き、誰かが目を通してから送信します。この設定は、初期状態ではオフです。同期と同じく、これにもProが必要です。
まとめ
フォームを中断したいときは、「下書きを保存」をタップします。アプリを離れるだけでも、下書きとして保存されます。下書きは「記録」タブの上部にある「下書き」か、クライアントのページから開けて、すべての回答と署名が中断したところのまま戻ります。下書きは無料で期限がなく、端末間の移動は同期に含まれ、同期にはProが必要です。
InPersonFormsはiPhoneとiPad向けにApp Storeで配信しています。