Der Anamnesebogen ist halb ausgefüllt, als die Therapeutin den Kopf zur Tür hereinsteckt. Der Kunde geht zur Behandlung und lässt das iPad am Empfang liegen, mit der Hälfte der Antworten und ohne Unterschrift. Dann klingelt das Telefon, und der nächste Kunde kommt früher als geplant.
Auf Papier legt man das Klemmbrett mit der Schreibseite nach unten auf den Tresen und nimmt es nach der Sitzung wieder in die Hand. In InPersonForms ging das nicht: Ein Formular war entweder leer oder eingereicht, und „Abbrechen“ bot nur „Weiter bearbeiten“ oder „Verwerfen“ an. Ein halb fertiges Formular blockierte also das iPad, oder die Antworten waren weg. Mit Version 1.5.0 gibt es Entwürfe.
Sichern und schließen
Mit dem neuen Button „Entwurf sichern“ bleibt alles erhalten, was auf dem Formular steht, und das Formular schließt sich. Bei einem getippten Formular erscheint er, sobald du etwas eingegeben hast, und schwebt über der Seite neben dem Button, der dich zum nächsten Feld bringt. Füllst du ein Formular mit dem Apple Pencil von Hand aus, steht er in einer Zeile direkt unter der oberen Leiste. Tippst du stattdessen auf „Abbrechen“, fragt die App jetzt, ob sie das Formular als Entwurf sichern soll. Zur Wahl stehen „Weiter bearbeiten“, „Entwurf sichern“ und „Verwerfen“.
Du musst aber gar nicht daran denken. Verlässt du die App, um eine Nachricht zu beantworten, oder wird das iPad gesperrt, wird das Formular ohne Rückfrage als Entwurf gesichert und ist beim Zurückkommen noch auf dem Bildschirm. Beendet iOS die App im Hintergrund, wartet der Entwurf beim nächsten Öffnen auf dich.
Beim Sichern wird nichts geprüft. Ein Formular, bei dem der Name des Kunden fehlt und drei Pflichtfelder leer sind, wird genauso gesichert wie eines, das fast fertig ist, denn Pflichtfelder werden weiterhin erst beim Einreichen geprüft. Ein Formular, das du geöffnet und nie angefasst hast, hinterlässt keinen Entwurf.
Wo der Entwurf wartet
Entwürfe haben einen eigenen Abschnitt ganz oben im Reiter „Datensätze“, über deinen Formularen, und der Badge am Reiter zeigt, wie viele Entwürfe offen sind. Auch auf der Seite eines Kunden gibt es einen Abschnitt „Entwürfe“, über „Formulare“, mit den Entwürfen dieses Kunden.
Jede Zeile nennt das Formular, den Kunden und den Zeitpunkt, zu dem der Entwurf gesichert wurde. Tippe darauf, und das Formular öffnet sich dort, wo du aufgehört hast: mit allen Antworten, angekreuzten Kästchen, Unterschriften und Initialen an ihrem Platz und, bei einem handschriftlichen Formular, mit unveränderter Handschrift. Willst du einen Entwurf loswerden, wische über die Zeile und tippe auf „Löschen“. Die App fragt vorher nach.
Reichst du einen Entwurf ein, wird er als Datensatz abgelegt und verschwindet aus „Entwürfe“. In „Entwürfe“ steht also nie etwas, das schon abgelegt wurde.
Wenn sich das Formular inzwischen geändert hat
Ändert jemand das Formular, nachdem ein Entwurf davon gesichert wurde, öffnet sich der Entwurf mit dem Formular in dessen aktuellem Stand. Eine Antwort, deren Feld entfernt wurde, lässt sich nicht mehr zuordnen. Sie entfällt, und ein Hinweis oben auf dem Bildschirm nennt sie.
Wurde das Dokument des Formulars durch eine neue Version ersetzt, verliert ein getippter Entwurf seine Unterschriften und Initialen, denn eine Unterschrift gehört zu dem Dokument, auf dem sie geleistet wurde. Ein Hinweis oben im Formular sagt das: „Dieses Formular wurde nach dem Sichern des Entwurfs geändert. Die Unterschriften wurden entfernt.“
Wenn du eine Vorlage löschst, zu der es Entwürfe gibt, fragt die App vorher nach und nennt dabei, wie viele Entwürfe mit der Vorlage verschwinden. Die Datensätze dieser Vorlage bleiben erhalten.
Kosten, Backups und mehrere Geräte
Entwürfe sind kostenlos. Sie laufen nie ab: Ein Entwurf bleibt, bis du ihn einreichst oder löschst. Außerdem sind sie in deinen Backups enthalten.
Nutzt eine Praxis „Geräte synchronisieren“ (das braucht InPersonForms Pro auf jedem Gerät, ein einmaliger Kauf), werden Entwürfe wie alles andere synchronisiert. Ein Formular, das am Empfang zur Seite gelegt wurde, kannst du also auf dem iPad in Raum 2 fertig ausfüllen. Ändern zwei Geräte denselben Entwurf, gilt die spätere Sicherung, und das Gerät, dessen Änderungen ersetzt wurden, meldet das in der „Aktivität“ von „Geräte synchronisieren“.
Eine Praxis, die synchronisiert, kann außerdem festlegen, dass das Hauptgerät Formulare prüft, bevor sie abgelegt werden. Schalte dazu auf dem Hauptgerät unter Einstellungen, „Geräte synchronisieren“ die Option „Formulare von anderen Geräten prüfen“ ein. Auf den anderen Geräten heißt der Button dann nicht mehr „Einreichen“, sondern „An Empfang senden“, wenn das Hauptgerät Empfang heißt. Ein so gesendetes Formular landet als Entwurf auf dem Hauptgerät, wo es jemand durchsehen und einreichen kann. Die Einstellung ist standardmäßig ausgeschaltet und braucht wie die Synchronisierung Pro.
Kurz gefasst
Muss ein Formular warten, tippe auf „Entwurf sichern“ oder verlasse einfach die App, was das Formular ebenfalls als Entwurf sichert. Du findest es unter „Entwürfe“ ganz oben im Reiter „Datensätze“ oder auf der Seite des Kunden, und es öffnet sich mit allen Antworten und Unterschriften, wo du aufgehört hast. Entwürfe sind kostenlos und laufen nie ab. Dass sie auf andere Geräte wandern, gehört zur Synchronisierung, und die braucht Pro.
InPersonForms gibt es im App Store für iPhone und iPad.