把客戶資料留在裝置上，解決了很多問題，卻留下一個：資料只有一份，而且就放在你的包包裡。
之前一篇文章給的建議，是靠裝置本身的備份機制。那個建議其實有點薄弱。螢幕摔裂、客戶在旁邊等，週二早上你沒辦法把一整台裝置的備份直接交給一台新 iPad，也沒辦法把備份另外存一份放在裝置之外的地方。
所以答案是：一個檔案，裝下所有東西。
一個檔案，裡面裝了什麼
「設定」裡有一個「備份與還原」區塊。點「建立備份」，就會產生一個壓縮檔，交給系統的分享選單，接下來要存到哪裡由你決定。
這個壓縮檔裡，裝著你所有客戶、範本和已簽署表單的完整資料。同時也裝著這些紀錄對應到的每一個檔案：範本 PDF、已簽署的 PDF，以及客戶名下的任何附件。這一點很重要，因為如果備份只帶了資料庫、沒帶 PDF，還原回來會是一整排打不開的表單。
檔名裡帶著建立日期，所以同一個資料夾裡放再多份，也會自動依日期排好。
存的是你的資料，不是資料庫檔案的副本
做備份最直接的做法，是直接複製 App 的資料庫檔案。這個做法在 App 更新、改動了資料庫結構之前都還算行得通，一旦結構變了，舊的備份不是需要搬遷轉換，就是直接沒辦法還原。備份就是這樣不知不覺壞掉的。
這裡的做法不一樣：備份存的是紀錄本身的可讀資料，寫出來之後，不管之後是哪個版本的 App 在做還原，都是重新讀進去。舊版本做出來的備份檔，拿到新版本上還原也沒問題：新版本讀到這些紀錄，會用它平常儲存任何資料的方式存下來。所以半年前做的備份，現在拿出來用，依然是一份能用的備份。
還原是取代，不是合併
在新 iPad 上點「從備份還原」，會打開「檔案」的選取畫面。找到你存放備份檔的位置，點一下那個檔案。
選好之後還不會馬上還原。App 會先請你確認，而且會明白告訴你接下來會發生什麼事：這個動作會用備份裡的內容，取代裝置上目前所有的客戶、範本和表單，而且沒辦法復原。
還原適合用在一台全新或剛清空的裝置上，或是想把裝置退回某個已知的狀態。它不是拿來把兩台各自都在收表單的 iPad 資料合併在一起的方法。如果你把週一做的備份還原到一台整週都在簽表單的裝置上，那一整週的資料就沒了。
讓診所裡好幾台 iPad 共用同一份客戶和紀錄，用的就是「設定」裡的「多裝置同步」，一台新 iPad 加入之後，會直接從主裝置拿到全部資料，不需要靠備份。在有開啟同步的診所裡，備份只還原到主裝置上；其他裝置接著會被問要不要把自己的資料換成主裝置的。
還原到一半失敗，不會讓你落得一團亂。系統會先檢查這個壓縮檔本身沒問題，接著把新的 PDF 複製進來，這一步很安全，因為新檔案的名稱不會跟裝置上原本就有的檔案重複。最後才會把資料紀錄一次整批換過去。只要在這最後一步之前出了任何問題，剛剛複製進來的檔案會被清掉，裝置上原本的資料完全不受影響，不會出現「還原到一半」這種卡住的狀態。
還原也可能是帶著警告完成，而不是直接失敗。最常見的情況，是某個 PDF 的內容跟壓縮檔裡記錄的對不上，通常代表這個檔案在傳輸過程中損毀了。系統會告訴你是哪一個檔案出了問題，其餘的還原還是會照常完成。因為一個檔案有問題就整批拒絕還原，反而更糟。
這個檔案該存在哪裡
只存在那台 iPad 上的備份，稱不上是備份。分享選單打開之後，選一個就算裝置不見了、檔案還在的地方：iCloud 雲碟、電腦裡的某個資料夾、外接硬碟，或是 AirDrop 到診所裡的第二台裝置。
備份檔裡裝著你全部的客戶資料。如果你本來就選擇把所有東西留在裝置上，理由是客戶資料不該躺在別人的伺服器上，那存放備份檔的地方也該照同一個標準來。一台只有診所自己能碰的電腦，或是一顆加密的外接硬碟，都還守得住這個原則；隨便一個雲端資料夾就守不住了。這就是一個檔案，不是一套自動同步機制，所以每一次要存在哪裡，都是你自己決定。
養成兩個習慣。還原之前先做一次備份，這樣就算還原不如預期，原本的狀態也還救得回來。設定好範本之後也做一次備份，因為重新在表單上擺放欄位，是所有事情裡最慢才能補回來的一項。
備份與還原是 Pro 版的功能。
2026 年 9 月 15 日更新：自動備份
從 1.2 版開始，App 可以幫你做備份。在「備份與還原」裡開啟「自動備份」，它會寫出和「建立備份」一模一樣的檔案，放進你自己 iCloud 雲碟裡的 InPersonForms 資料夾，你在任何一部裝置上都能用「檔案」App 打開它。這份檔案絕不會傳到我們的伺服器。
「頻率」決定兩次備份之間最短隔多久：「每天」、「每週」或「每月」。App 不會在背景執行，所以備份是在過了這段時間之後，你第一次打開 InPersonForms 的時候進行。「保留備份」可以選 1、3、5 或 10 份，超過時就刪掉最舊的那份。再下面幾列會告訴你 iCloud 裡有幾份備份、佔了多少空間，以及上次備份是什麼時候。
如果某次備份沒有做成，「上次備份」下面會有一行說明原因：iCloud 雲碟沒開或你已登出；iCloud 儲存空間滿了；或是寫入沒有完成，下次打開 App 時會再試一次。畫面上仍會列出最後一份成功的備份，所以備份停了你看得出來，不會誤以為一切正常。
還原自動備份的方式和其他備份一樣。點「從備份還原」，再從 iCloud 雲碟的 InPersonForms 資料夾裡選取檔案。
這樣做確實會把客戶資料放進 iCloud。那是你自己的 iCloud 帳號，不是我們的，但如果你的原則是客戶資料不放在任何雲端服務上，就把開關關著，繼續手動備份到你自己掌控的硬碟。
重點整理
在「設定」裡建立備份，你就會拿到一個檔案，裡面裝著每一位客戶、每一個範本、每一份已簽署表單、PDF 和附件。「自動備份」會依你設定的頻率，把這個檔案寫進你自己的 iCloud 雲碟。備份存的是你的紀錄本身，不是資料庫檔案，所以就算 App 更新過，舊的備份依然還原得回來。還原會取代裝置上的所有資料，而且動手之前就會先告訴你，所以拿它用在一台全新或剛清空的 iPad 上，而不是拿來合併兩台裝置。把這個檔案存在一個就算裝置不見了也還在、而且你願意讓客戶資料放在那裡的地方。
InPersonForms 已在 App Store 上架，支援 iPhone 和 iPad。