客户资料只放在设备本地，好处很多，但也留下一个麻烦：副本只有一份，装在你随身带着的这台 iPad 里。
之前那篇不用云端账号整理客户表单的文章里，给的建议是靠系统自带的整机备份。这个建议其实有点单薄：屏幕摔裂的周二早上，客户在旁边等着，你没法把一份整机备份直接搬到新 iPad 上就用，也没法把这份备份单独存一份，放在原设备之外的地方。
所以答案是：一个文件，装下全部内容。
一个文件，装的是什么
“设置”里有一块“备份与恢复”。点一下“创建备份”，应用会生成一个单独的压缩包，然后交给系统的分享面板，存到哪儿由你决定。
压缩包里装的是客户、模板和签好表单的完整记录，旁边还带着这些记录关联的每一个文件：模板 PDF、签好的 PDF，以及挂在客户名下的附件。附件这部分很关键，如果备份只打包了记录本身、却漏掉了 PDF，恢复出来的就是一堆打不开的表单。
文件名里带着制作当天的日期，所以放在同一个文件夹里，备份会自动按时间排好。
存的是数据本身，不是数据库文件
做备份最省事的办法，是直接拷贝应用的数据库文件。这个办法能用，但只要应用一更新、数据库结构一变，老备份要么得迁移，要么干脆没法恢复了。备份就是这样在不知不觉中失效的。
这里换了个思路：打包的是记录本身，是能被读懂的那种数据格式，写出来之后，不管恢复时用的是哪个版本的 App，都能重新读进去。老版本做出来的备份，放到新版本上照样能恢复，新版本读到这些记录，就按它平时保存数据的方式存下来，没有别的门槛。所以半年前做的一份备份，现在依然是一份能用的备份。
恢复是替换，不是合并
在新 iPad 上点“从备份恢复”，会弹出“文件”让你选。找到存放备份的位置，选中那个文件。
这时还什么都没发生。应用会先弹出确认框，把接下来要发生的事说清楚：“这会用此备份的内容替换当前所有的客户、模板和表单。此操作无法撤销。”
恢复这个动作，是给新设备或者被清空的设备用的，或者用来把一台设备退回到某个已知的状态。它不是用来把两台各自都在收表单的 iPad 合并到一起的办法。要是你把周一做的备份，恢复到一台这一整周都在签表单的设备上，这一周的工作就没了。
好几台 iPad 要在同一个诊所里共用同一套客户和记录，用“设置”里的多设备同步就能做到：一台新 iPad 只要加入进去，就能从主设备那边拿到全部内容，不用靠备份。诊所里已经同步起来的话，备份只在主设备上恢复，其他设备接下来都会被问要不要把自己的数据换成主设备的。
就算恢复中途出了问题，也不会把你晾在半当中。应用会先检查压缩包本身有没有问题，然后把新的 PDF 拷贝进去，这一步很安全，因为文件名不会跟设备上已有的撞在一起。最后才是一次性把记录换过去。只要在这一步之前出了任何差错，刚拷贝进去的文件会被清掉，设备上原来的数据丝毫不受影响。不会出现恢复到一半的中间状态。
恢复也可能带着警告完成，而不是直接失败。最常见的情况，是某个 PDF 的内容跟压缩包里记录的对不上，通常是传输过程中文件损坏了。这时应用会告诉你是哪个文件出了问题，剩下的部分照常恢复完。要是因为一个文件有问题，就把整份恢复全部拒掉，反而更糟。
备份文件该放在哪儿
备份如果只留在 iPad 上，就称不上备份。分享面板打开之后，挑一个就算设备丢了、文件也还在的去处：iCloud 云盘、电脑上的某个文件夹、外接硬盘，或者用隔空投送发到诊所或工作室里的第二台设备上。
备份里装的是你全部的客户数据。既然你把所有东西都留在设备上，为的就是不让客户信息躺在别人的服务器里，那备份存到哪儿，也得守住同一条原则。你自己管着的电脑，或者一块加密的外接硬盘，符合这条原则，随手找个云盘文件夹就不一定了。它是一个文件，不是一套同步机制，每次存到哪儿，都是你自己说了算。
养成两个习惯。恢复一份备份之前，先给当前设备做一份备份，这样你离开的这个状态还能找回来。另外，只要哪次坐下来专门调整过模板，事后就做一份备份，因为把字段在表单上重新摆一遍，是最费时间的返工。
备份与恢复是 Pro 版功能。
2026 年 9 月 15 日更新：自动备份
从 1.2 版开始，应用可以替你做备份。在“备份与恢复”里打开“自动备份”，它会生成和“创建备份”一样的文件，存进你自己 iCloud 云盘里的 InPersonForms 文件夹，在你任何一台设备的“文件”App 里都能打开。这个文件不会发到我们的服务器。
“频率”决定两次备份之间至少隔多久：“每天”、“每周”或“每月”。应用不会在后台运行，所以备份是在间隔期满后，你第一次打开 InPersonForms 时生成的。“保留备份数”可以选 1、3、5 或 10，超过这个数，就自动删掉最旧的一份。再往下几行会告诉你 iCloud 里有几份备份、占了多少空间，以及上一次是什么时候做的。
如果某次备份没做成，“上次备份”下面会有一行字说明原因：没开 iCloud 云盘或者没登录 iCloud，iCloud 存储空间满了，或者文件没写完，下次打开应用时会再试一次。最近一次成功的备份仍然列在那里，备份要是停了，你一眼就能看出来，不会误以为它还在正常运行。
恢复自动备份的办法和其他备份一样：点“从备份恢复”，再从 iCloud 云盘的 InPersonForms 文件夹里选那个文件。
不过这样一来，客户数据会放进 iCloud。那是你自己的 iCloud 账户，不是我们的，但如果你的规矩是客户数据不能放在任何云服务上，就把这个开关关着，继续手动备份到你自己掌控的硬盘里。
一句话总结
在“设置”里创建一份备份，你得到的是一个文件，里面装着每一位客户、每一个模板、每一份签好的表单，连同对应的 PDF 和附件。“自动备份”会按你设的频率，把这个文件写进你自己的 iCloud 云盘。它存的是数据记录本身，不是数据库文件，所以应用更新之后，老备份照样能恢复。恢复这个动作会替换设备上现有的一切，而且在开始之前就把这一点讲清楚，所以它是给新设备或者被清空的设备用的，不是用来合并两台设备数据的办法。备份文件要存在一个就算丢了设备也还在的地方，而且这个地方也得是你愿意放客户数据的地方。
InPersonForms 已在 App Store 上架，支持 iPhone 和 iPad。