Manter os dados do cliente só no aparelho resolve bastante coisa. Só deixa um problema: existe uma única cópia, e ela está dentro da sua bolsa ou mochila.
A recomendação de um post anterior aqui era confiar na rotina de backup do próprio aparelho. Só que esse conselho era raso. Não dá pra restaurar um backup do aparelho inteiro num iPad novo numa terça de manhã, com a tela rachada em cima da mesa e o cliente esperando. Também não dá pra guardar uma cópia dele longe do aparelho de onde ele veio.
Então: um arquivo só, com tudo dentro.
Um arquivo, e o que tem dentro dele
Os Ajustes têm uma seção de Backup e restauração. Criar backup gera um único arquivo e entrega pro menu de compartilhamento, então você decide pra onde ele vai.
Dentro desse arquivo está um resumo dos seus clientes, modelos e formulários assinados. Junto dele vai cada arquivo que esses registros apontam: os PDFs dos modelos, os PDFs assinados e qualquer anexo de cliente. Esse último detalhe importa, porque um backup que levasse o banco de dados mas não os PDFs ia restaurar uma lista de formulários que não abrem.
O arquivo recebe o nome da data em que foi criado.
Ele guarda os seus dados, não uma cópia do banco de dados
O jeito mais direto de montar um backup seria copiar o arquivo de banco de dados do app. Funciona até o app ser atualizado e mudar o formato desse banco, e a partir daí os backups antigos ou precisam de uma migração ou simplesmente param de restaurar. É assim que um backup apodrece sem ninguém perceber.
Aqui, em vez disso, o backup é um resumo legível dos próprios registros, escrito e depois lido de volta pela versão do app que estiver fazendo a restauração. Um arquivo feito numa versão antiga restaura numa mais nova: a versão nova lê os registros e salva do mesmo jeito que salva qualquer outra coisa. Por isso um backup de seis meses atrás continua sendo um backup válido.
Restaurar substitui, não soma
Restaurar de backup pede uma confirmação antes de fazer qualquer coisa, e a confirmação já avisa o que vai acontecer: substitui todos os clientes, modelos e formulários atuais pelo conteúdo do backup, e isso não dá pra desfazer.
Restaurar serve pra um aparelho novo ou zerado, ou pra voltar um aparelho a um estado conhecido. Não é um jeito de juntar dois iPads que estavam os dois coletando formulários. Se você restaura um backup de segunda-feira num aparelho que andou assinando formulários a semana inteira, essa semana some.
Uma restauração que falha no meio do caminho não deixa você na mão. Primeiro ela confere o arquivo. Depois copia os PDFs novos pra dentro, o que é seguro porque os nomes deles não colidem com o que já existe. Só por último ela troca os registros de uma vez. Se alguma coisa quebrar antes dessa troca final, os arquivos copiados são removidos de novo e seus dados atuais ficam exatamente como estavam. Não existe um estado em que só metade do backup chegou a entrar.
Uma restauração também pode terminar com avisos em vez de falhar de vez. O mais comum é um PDF cujo conteúdo não bate mais com o que o arquivo registrou pra ele, o que normalmente quer dizer que ele foi corrompido no caminho. Você fica sabendo qual arquivo é, e o resto da restauração se completa. Recusar tudo por causa de um arquivo fora do lugar seria pior.
Onde guardar o arquivo
Um backup que só existe dentro do iPad não é um backup. Assim que o menu de compartilhamento abrir, escolha uma opção que faça o arquivo sobreviver à perda do aparelho: o iCloud Drive, uma pasta no computador, um drive externo, ou o AirDrop pra um segundo aparelho do consultório.
O backup carrega todos os dados dos seus clientes. Se você mantém tudo no aparelho porque a informação do cliente não deveria ficar no servidor de outra empresa, aplique a mesma regra na hora de escolher pra onde vai o backup. Um computador que só o seu consultório controla, ou um drive externo criptografado, mantém essa mesma proteção; uma pasta qualquer na nuvem, não. É um arquivo só, não um processo de sincronização, então você decide pra onde ele vai a cada vez.
Dois hábitos. Faça um backup antes de restaurar outro, pra que o estado que você está deixando pra trás continue recuperável. E faça um depois de qualquer sessão em que você monta modelos, porque posicionar campos de novo num formulário é a coisa mais demorada de refazer.
Backup e restauração fazem parte do Pro.
Resumindo
Crie um backup nos Ajustes e você recebe um único arquivo com cada cliente, modelo, formulário assinado, PDF e anexo. Ele guarda os seus registros em vez de um arquivo de banco de dados, então backups antigos continuam restaurando depois de atualizações do app. Restaurar substitui tudo no aparelho e avisa isso antes de começar, então use pra um iPad novo ou zerado, não pra juntar dois aparelhos diferentes. Guarde o arquivo num lugar que sobreviva à perda do aparelho, e num lugar onde você aceitaria ter dados de cliente.
O InPersonForms está na App Store para iPhone e iPad.