幾乎每家機構都有那麼一份表格，始終沒數位化。它以紙本正本躺在抽屜裡，一疊一疊地 影印出去，再手寫填好收回來，等著有人回頭重新登打。表格本身沒問題。只是沒人願意為了 這件事，跑去表單設計工具裡從頭重做、再多付一份訂閱費，或者把一家診所的登記問題塞進 某個網頁工具裡走一遍。
這些你一樣都不需要。只要有 PDF，哪怕手邊只有紙本和一臺 iPad，你都能一次把它變成 可填寫、可重複使用的範本，從此不必再登打。整件事都在裝置上完成，不用電腦，不用帳戶， 也不用登入。
那篇講離線收取已簽表格的文章，說的是簽名當天。這一篇講的是再往前一步：把你本來就在 用的表格，變成客戶一坐下就能用的範本。
從你手邊已有的東西開始
入口有兩個，取決於你手裡拿的是什麼。
如果你有數位 PDF，也就是你平常寄電子郵件或列印用的那份表格，那是最乾淨的做法。直接 從「檔案」App、郵件附件或你的雲端儲存空間匯入即可。
如果手邊只有紙本正本，先掃描。iPhone 和 iPad 的「備忘錄」和「檔案」App 裡都內建了 文件掃描：打開備忘錄，點相機，選「掃描文件」，它會拍下整頁、自動校正傾斜，並存成 PDF。用平台式掃描器掃，或把一張清晰照片輸出成 PDF，也一樣行。這裡要拿捏好的是拍攝： 擺正、光線均勻、整頁都進畫面。歪斜或帶陰影的掃描檔會讓後面每一步都更費勁，因為你是在 一張歪掉的頁面上擺欄位。
無論哪種方式，最後你裝置上都會有一份 PDF。把它匯入 InPersonForms，你看到的就是自己 那份真實的表格，而不是照著重做的近似品。
顯而易見的部分，交給辨識
動手擺任何東西之前，先跑一遍欄位辨識。它能找到多少，取決於你的 PDF 是從哪來的。
用 Acrobat、Word 或類似工具做出來的 PDF，往往內部就帶著表單欄位，哪怕在螢幕上看只是 些普通的方框。辨識會一次把它們轉換出來：文字輸入框、核取方塊、選項按鈕、下拉式選單和 簽名區被一一認出，並準確落在它們在頁面上原本的位置。對一份生來就是數位格式的表格， 這一步就能替你擺好大半。
掃描出來的紙本表格，只是一張平面影像，裡面沒有可供轉換的內嵌元素，所以辨識能抓住的就少。它仍能 認出核取方塊、選項按鈕的記號和一些底線，但文字和簽名區域大多得你自己擺。這是意料之中 的事，並不是掃描出了問題。兩種情況下，辨識提出的內容你都要先逐項過目再確認，這樣一個 擺錯的方框是被刪掉，而不是被固化下來。
剩下的，手動擺一次就好
現在來填空。這是最值得做的一步，因為你只做一次。
按人閱讀的順序，從頁面上往下走。每一條空行上擺一個文字欄位：姓名、出生日期、地址、 那些開放式問題。該填日期的地方擺日期欄位，這樣就有一個正經的選擇器，而不是任人隨手 打字。每個選項旁邊加一個核取方塊或一組選項按鈕，需要從固定清單裡選的地方加一個下拉式 選單。底部留一個簽名欄位，凡是表格要求簽縮寫的地方，都擺上縮寫欄位。
趁著在這兒，有幾個細節值得順手做好：
- 讓欄位大小貼合空位。 把方框對準頁面上的那條線，好讓客戶填的內容落在閱讀者預期 的位置，而不是飄在線的上方。
- 該必填的就設成必填。 設為必填的欄位，必須填好才能儲存表格，靠這一招，你就不會 在忙亂之中漏掉一行同意聲明或一處簽名。
- 你已經知道的欄位，設成自動填入。 當天日期和已儲存的客戶資料能自動填入，這樣你 自己能答的部分，在客戶碰到螢幕之前就已經答好。
這一次，慢慢來。往後每一位客戶，都會原樣沿用這套版面。
存成範本，反覆使用
頁面看著合適了，就把它存成範本。整件事的意義就在這裡：設定好的表格被儲存下來，每位 新客戶打開的都是它的一份全新副本。你不必每次都去改正本，也不用擔心覆蓋掉上週那一版。 你打開範本，欄位已經在你擺好的位置上，對著面前這個人填就行。
免費版可存三個範本，不限時間，足夠你把核心登記表、一份同意書和一份免責聲明數位化。 如果你的機構用到的表格不只這些，一次性升級到 Pro 即可取消上限。無論你做多少個範本、 用得多頻繁，都不會因此產生月費。
正式上場前，先快速驗一遍
把新範本拿到真客戶面前之前，自己先拿一份表格從頭走一遍。逐個欄位過一遍，在簽名框裡 簽個名，再把結果輸出。你要確認兩件事：沒有哪個要緊欄位搆不著或漏設了必填，以及輸出 的 PDF 讀起來乾淨俐落，每個答案都落在正確的那一行上。在試填時抓出一個擺錯的方框，是 不花成本的；等客戶簽完名再發現，可就不是了。
整個轉換就這麼多：掃描或匯入，讓辨識接手那些顯而易見的欄位，剩下的手動擺一次，存成 範本。你本來就信得過的那份表格，就此變成一份可以遞給任何人的表格，而且是在一臺既不 需要訊號、也不需要帳戶的裝置上完成的。
InPersonForms 已在 App Store 上架，支援 iPhone 和 iPad。